サラリーマンの仕事術

学生時代に復習といえば、勉強したことをもう一度繰り返すことでした。

教えられたそのものを記憶していれば、高得点がとれた学生時代と違い、社会人の勉強は、本に書いてあることを完璧に覚えていても意味をなしません。

それを使って何かをしてはじめて、「使える知識を持っている」と判断されます。

すごく一般的な言い方をすると、仕事を早くするコツとして、

　あるやり方に従ってやる

という方法があります。

なんで早くなるかというと、考えなくて済むからなのですが、考えたり、試行錯誤することって意外と時間を食ってます。
これを、決まったパターンに従ってやっていれば、コンテンツの充実に注力していけることになり、結果としていいものが出来上がることが多いです。

仕事を早くするポイントは

　・マニュアル化
　・テンプレート
　・データベース

です。

表題の「10倍早くなる」は大げさと思われた方も見えるかもしれませんが、実際仕事ができる人に任せた場合と、そうでない人の差はその程度は軽く違います。

もちろん、考える速度や習熟もあるのですが、きちんと整備されていれば、これだけで10倍は違うというのが経験的な数値。

以前の記事

　結起承転結: サラヒン 〜 サラリーマンの仕事のヒント
　http://sarahin.seesaa.net/article/368545141.html

で書いた報告のしかたでちょっと私が誤解していたことが判明しました。

お詫びして訂正させていただきます。

「×××を○○日までにお願い」

とお願いしたのに、できたものは全然期待とは別物。それも当日の夜になって出してきて…

なんていう経験は仕事をしていれば、当たり前のようにあります。

習慣として繰り返し実行するタスクというのはどのくらいあるでしょうか。
自分の環境で言うと、仕事の半分近くがこの繰り返し実行するタスクで占められているようです。

仕事だけでなく、勉強についても「毎月10冊はビジネス書を読む」とかいうものもあると思います。
極端な話、たとえば「毎食後歯を磨く」みたいなものもありますね。これをどのくらい「タスク」として登録していますか？

聖徳太子が作った十七条憲法の最初、第1条は皆さんご存知

GTDに代表されるようなタスクマネージメントでは、必ず、TodDoリストを作ります。
このToDoリストでよくやってしまう失敗があります。

簡単にいえば、完了しないToDoリストを作ることです。
私も、こういったものをたくさん作って、結局これがいつまでも消えないので、最終的には嫌気がさして、ToDoリスト管理をやめてしまったことが何度もあります。

上司に現在の進捗状況を報告するときに3つのパターンがあります。

１．プレゼン資料のように仕上げて、進捗をわかりやすく報告する
２．メールで進捗状況、課題などを報告する
３．口頭で上司に報告する

それぞれには報告のためのお作法があります。
このお作法を私は

　コンプリーテッドレポート

と呼んででます。

メールはマナーとして「1メール1件」みたいに言われることがあります。

私は個人的にはそうしていたつもりだったのですが、あとで見てみると複数の質問をしているような場合もありました。
ただ、質問は、ひとつの案件について、複数個質問があったり、複数の提案を返したりするような場合です。

これについて、メールの特性から面白い解説がありましたので、ちょっと共有。

あなたのタスクに「締め切り」はいくつあるでしょうか？

　締め切りはひとつしかない！

そりゃそうですよね。

でも私は<span style="font-size:large;">2つの締め切りを作ってます。

　・いつまでに開始する
　・いつまでに終了する

この2つ。

■トレーニングをしていますか？

あなたの仕事における基礎能力は何かを考えたことがあるでしょうか。

たとえば、PCを操作する仕事であればキーボードの入力の早さ、プレゼンをするのであれば声の出し方、生産ラインで組み立てをするのであれば、手先の動かし方などです。

これらはすごく基礎的なことですが、これができないと話にならないものです。
自分が知っている範囲で言うと、驚くほどこういった訓練をしていない人が多いです。

私は基本ソフトの開発部隊を率いてますので、そのメンバーはPCのキーボードの打鍵速度は早くて当然です。ところがいるんですよ。人差し指だけでキーボードの入力をする部下が。あるいは、右手でマウスを握って、文字列を選択して右クリックメニューで文字列をコピペする人とか。

あなたは褒められたり、感謝されると嬉しいですか？
私は嬉しいですよ。

では本当の質問

　あなたは、褒められる状況を作ってますか？

これに「YES」と答えられる人は意外に少ないかも。

「振り返り」が重要なことは言わずもがなですが、悪かった点を考えたり、そのために何時間も時間をかけたりすることは本末転倒だと考えます。

　「なぜそんなことをしたのか？」
　「今後失敗しないためには何をどのようにすればいいのか？」

失敗すると、たいてい上司からこういう質問（詰問？）を受けます。

よく会社で「振り返り会」なるものをするのですが、こういう場でもチームに大きな影響を与えたような失敗・トラブルはこういう質問が出てきますね。