サラリーマンの仕事術

おそらく会社では、組織単位で年度初めに部門の活動計画書を出しているのを知っていると思います(零細企業ではやっているところは少ない、とも聞いていますが)。

ほとんどの会社では、社長は大きな方向性は決めますが、その方向性に沿うために、それぞれの部門は今年度どのようなことをするのかを部長や管理職が決めて、それを計画書の形で役員に報告していると思います。

前回の記事で、カタマリを作るトレーニング方法についてご紹介しました。

本日は、図解をするためにもうひとつ必要な作業、配置するについて。

「仕事術 完璧主義」で検索すると、ヒットするほとんどのサイトが

　「完璧主義をやめなさい」
　「80%を目指しなさい」

のような内容ですが、部下の仕事を評価する立場としてはかなり問題のある内容です。

「振り返り」が重要なことは言わずもがなですが、悪かった点を考えたり、そのために何時間も時間をかけたりすることは本末転倒だと考えます。

　「なぜそんなことをしたのか？」
　「今後失敗しないためには何をどのようにすればいいのか？」

失敗すると、たいてい上司からこういう質問（詰問？）を受けます。

よく会社で「振り返り会」なるものをするのですが、こういう場でもチームに大きな影響を与えたような失敗・トラブルはこういう質問が出てきますね。

■「わかりましたか？」と聞いてはいけない

上司やリーダーから何かの指示を受けたり、逆に後輩に指示をしたりした時に、

　「わかった？」
　「わかりましたか？」

などとつい聞いてしまいますが、この質問は質問になってません。

相手がどのように理解したのかを確認せずに、相手が理解したつもりになったかどうかだけを確認しているからです。

大事なのは、こちらの意図がちゃんと伝わったかどうかを質問することです。

■能力給と成果給

給与には、能力給と成果給という2つの種類があります。

これを正確に分けている会社もありますし、渾然一体になっている会社もあります。
大手になると徐々にこれが分かれていくようです。

能力給というのは、その人の仕事の能力に依存する給与です。上司なり社長なりが、その人に期待する結果を出し続ける能力(いわゆるコンピテンシー)を測定して決めるものです。
多くの場合、昇進・昇格はこれによって決まり、その職位によって給与の範囲が決められています。

成果給というのは、直近6～12ヶ月に出した成果自体を評価した結果の給料です。

メールにしても、資料にしても、ちょっとした一工夫で、見やすくなったり、作成の時間が大幅に短縮されたりします。

思考フレームワークなどもこのパターンのイチ種類ですね。

仕事がデキる人がたくさん持っていると言われる「引き出し」という言葉がありますね。

メールや資料の作成でも、この「引き出しの多さ」が、その良否、ひいてはあなたを1目おかせる存在へと引き上げてくれます。

過去記事でもいくつか紹介してますし、大小様々な「良いパターン」「いいフレームワーク」はありますので、是非関連記事を探して見てください。

あなたが部門や組織、会社の問題に気がついたとして、それをすぐに上司や役員に報告してはいけません。

ひとつには、すでに上司が気がついている場合があるからです。それに対して上司があなたを始めとする部下に何も指示をしていないというのは、

よく、「問題が起きたらすぐに上司に報告しなさい」っていうビジネス書やネットの記事を信じて、速攻で報告に来る人がいたり、「自分でなんとかしよう」と頑張り続けている人がいたり、まあいろいろなのですが、どちらも上司からすると期待するものではありません。

というか、「報告の仕方がなってない」っていらないところで減点をくらいます。

タスクリスト、使ってますか？

本日は、すでにタスクリストが仕事(生活?)の中に組み込まれてしまった人向けの、もう一歩進んだタスクリストの使い方。

話をしていて、どこまでが雑談でどこからが本題なのかわかりにくい人がいます。

正直いってしまうと、私はこういう人が苦手です。

どちらかと言えば、雑談しかしない人か、いきなり本題に入る人のほうが相手しやすい。

雑談モードのときには、あまり相手の話を正確には聞いてません。単語単語のところどころを聞き取って、それに関連する話題を投げ返しているだけです。

一方で本題モードのときには、相手の話を「てにおは」まで含めて正確に聞き取ろうとします。キーになる単語は相手の言った表現そのものをメモします。

上司と部下の大きな違いのひとつに、「人間関係の力」というのがあると思います。

ある部門や課を任されていると、当然他の部門や課の業務の折衝に代表として参加することになるので、どの部門にどういう人がいて、どういう力関係や知識を持っているかがある程度わかるようになります。
一方部下はというと、自分の参加しているプロジェクトに関係しているメンバーのことであればわかりますが、その人が所属する部門の中でどの程度専門知識を持っているのかは比較対象が無いためにわかりません。

この違いのために、問題にぶつかった時に、だれをどう動かせばいいかという手段の段階でやり方に違いが出るわけです。

上司に現在の進捗状況を報告するときに3つのパターンがあります。

１．プレゼン資料のように仕上げて、進捗をわかりやすく報告する
２．メールで進捗状況、課題などを報告する
３．口頭で上司に報告する

それぞれには報告のためのお作法があります。
このお作法を私は

　コンプリーテッドレポート

と呼んででます。

前回、有給明けに大量にたまったメールを素早く処理する方法として、本当に必要なメールをどうやって抽出するかについてご紹介しました。その方法とは、

　・機械的に振り分けをする
　・表題だけで振り分ける
　・スレッド表示で最新のメールだけをみる
　・読んだら削除または完了フォルダへ移動する

です（詳しくは前回の記事を参照してください）

今回は、抽出したメールをどうやって素早く「処理済み」にするかについて書いてみたいと思います。

■PC時計はシンプル イズ ベスト

ちょっと周りを見回してください。あなたの周り、見回して時計が見えますか？

生活でも必要なのですが、仕事となると、時計がないと何かと不都合です。

私の場合、仕事時間の95%は目の前にPCがあるので、PC画面の隅につねに時計が表示されています。

私の愛用はYTClock

これを使うようになったポイントは、アナログ時計でシンプルであること。

以前にご紹介したArtTipsは超多機能なものを使っているのですが、時計に関しては