サラリーマンの仕事術

GTD(Getting Things Done)にはタスクの優先順位決定のための4つの基準モデルが示されています。ところが、実際にこれをどのようにして優先順位を決めればいいのかは記載がありません。

仕事をしていて、会議をしたことがない人はいないでしょう。
会議の中で議事録をとったことがない人もいないでしょう。

仕事を効率的にするのに、この議事録にかける時間を少なくするというのは、製造系の直接業務(実際にものを作る仕事)でない限り、かなり効果のあることです。

スケジュールを作るときに、つい忘れてしまうことがあります。

　「調整の時間」

です。

業務を効率化するにあたり、ときどき「なにか勘違いしているなあ」と思える場面に出くわします。

　効率化とは、結果を変えずに投入工数を下げること

です。決して単純に

　投入工数を下げること

ではありません。ま、そこは本題ではありませんが、この前提は強調しておきます。

タスクリストをつく効果として、よく買い物のたとえ話がでます。

■新しいこと

なにか新しいことをはじめるときには、新しいことをやれる時間を作らないといけません。

自分の知る限り、時間を作り出すためには3つしか方法はありません。

どのPCにも1台1個、マウスがついてますよね。
私のPCにはダブルマウスで紹介したように2個ついてますが…。

■タイムマネジメントの重要性

タイムマネジメントはあらゆる仕事術の基本中の基本ですし、その重要性はいくら強調しても強調しすぎということはありません。

ところがこれをやり過ぎると、常に何かに追われているような状態になります。

　「あと10分でこれを終わらそう」
　「5分の空き時間ができたので、タスクリストから、これをやろう」
　「今日中に○○○の時間を確保しなくちゃ」
　「今日の予定は、○○○と×××と、空き時間に▲▲▲か」

気力が充実している時には、これによって多くの成果が出せることになるので結構なことですが、ちょっとくたびれてきた時など、「ちょっと疲れたので、軽めの単純タスクをやろう」とか、「タスクの整理をしよう」などと考えていたら、「走り回って1日が終わりました」状態になります。

「角砂糖効果」とは、疲れたときに角砂糖を食べると元気が回復する…という効果のことではありません。

「連続したものを不連続なものにすると管理がしやすくなる」という意味で使います。元ネタは『脳を活かす!必勝の時間攻略法』から。

タスクリストをつく効果として、よく買い物のたとえ話がでます。

ファイルを作りかけているときに次の会議の時間になっちゃった、とそんなときに「名前をつけて保存」ってやるとデスクトップかドキュメントフォルダが最初に開いてきます。

　「ええい！　いちいち別フォルダを開いてられるか！」

ってそのままデスクトップに保存しちゃったりしません？

以前はよくやってました。そのおかげで、デスクトップにはいろんなプロジェクトのファイルがごちゃごちゃにおかれて、せっかくの壁紙もアイコンだらけで見られないくらい。それが大事な時間を奪うことになるんですよね～。

机の上にレターケースが有りますか？

ウチの会社にでは、管理職になると専用の2段レターケースがもらえて、その上段が未決、下段が済と書かれています(テプラが貼ってあるだけ)。

これを見ると、仕事がスムーズに回っている管理職とそうでない管理職の違いが分かることに気が付きました。

以前の記事にも書きましたが、1日に約300～500件のメールが来ます。
このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3～4時間かかってました。

これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。

ちょっとしたスキマ時間に、すぐに始められて短時間で終わる作業を持っておくといい、とはよく言われます。

じゃあ、「今から3分あります」と突然言われて、3分で終わることができる仕事ってどのくらいありますか？

私はよくメール処理をするのですが、たまたま読んだメールが考えないといけないようなものだったりすると、3分が10分でも終わらないことがあります。3分と最初は思ったけど、実際に空き時間は2分になったり10分になったり変動するものです。

あなたの手元にToDoリストはありますか？

多くの人が仕事術を勉強し始めると、まず最初にやるのがToDoリストを作ることですね。
でも、多くの人が挫折します。

私も過去に何度挫折したことか。