■決済書類は発生した時点で処理、処理したらすぐに返却

単純に言うと、仕事がスムーズに回っている管理職のレターケースは、ほぼカラのことがおおい。
一方、仕事が滞っていたり、やたら忙しそうな管理職とそのチームは、上司のレターケースには、決済済、未決済ともに書類がおおいです。

また、決済済みのケースに書類が残っている管理職も同様に、仕事が概ね遅いか、やたら忙しそう。

あるとき、ハタと気がついたのですが、一般職の仕事のやり方も同じではないかと。

　入ってきた仕事はなるべく早く仕上げる
　完了した仕事は直ぐに次の人に渡す

実際仕事をスムーズに回すコツというのは、まとめてしまえば、このたった二つのこと。

■終わった仕事を貯めない

でもやれる仕事量には限界があるので、やれる以上に仕事(タスク)が入ってくれば、仕事は貯まります。

逆に終わった仕事というのは、対応はすごく簡単。誰か次の人に渡せばいいだけです。

★P17〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓
タスクを分割したりロットを縮小しても、相手に投げ返すところで流れを止めると結局は待ち時間が発生して全体のスピードが鈍ります。

理想をいえば、既決ボックスには書類が枚もないほうがいい。決裁したら、すぐに部下に回す。それでこそ仕事の細分化は効果を発揮します。

すぐボールを投げ返したほうがいいのは、どのような関係でも同じです。チームで仕事をするときに誰か一人でも反応が遅い人がいると、そこがボトル不ックになって流れが止まります。

横田尚哉(著) 『ビジネススキル・イノベーション』
――――――――――――――――――――――――――――★

それを貯めるからあとでやるのが大変になったり、期限ギリギリになって全体の仕事の進行を遅らせてしまうわけです。

完了した仕事は、完了したらすぐに、その結果を待っている人に渡してしまうこと。

たったそれだけで、あなたのレターケースはスッキリしますよ。

★P18〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓
いったん既決ボックスに溜めると、指示の口ットが大きくなるのも問題。タスクや口ットの細分化で、渡されたらすぐに相手に投げるワンデー・レスポンスやワンセンテンスレスポンスがスピード化の基本だ。

横田尚哉(著) 『ビジネススキル・イノベーション』
――――――――――――――――――――――――――――★

本書に紹介されているように、完了した仕事はその日のうちに次の人に返してしまうことを心がけると、仕事がスムーズに進むみたいです。

本書にある「ワンデーレスポンス」って結構良い標語だと思いますがいかがでしょう。

■参考図書　『ビジネススキル・イノベーション』

立ち読み可 Unlimited無料

本質をつかみ、状況に応じてスキルをアレンジする。未来をひらくビジョンとともに、さあ、変革の灯をともそう。殻を破ることができるすべてのプロフェッショナル、次世代リーダーに捧げる究極のビジネスバイブル。

◆アマゾンで見る◆	◆楽天で見る◆	◆DMMで見る◆
ビジネススキル・イノベーション 著者　：横田尚哉	ビジネススキル・イノベーション 検索　：最安値検索	ビジネススキル・イノベーション 検索　：商品検索する

●本書を引用した記事
　コピーを頼まれたら成長するチャンス
　模倣と創造のバランスを取る
　ボトルネックは、決済済の箱
　手帳はいつまでも同じではない
　会議を少なくする方法
　コピーを頼まれたら成長するチャンス
　リスクの時間
　根回しの進め方
　効率を上げるために通勤を考える
　チームに必要な2つのスキルを育てる

●このテーマの関連図書

ワンランク上の問題解決の技術《実践編》視点を変える「ファンクショナル…	問題解決のためのファンクショナル・アプローチ入門	読書は「アウトプット」が99%:その1冊にもっと「付加価値」をつける読…
TQ―心の安らぎを発見する時間管理の探究	3週間続ければ一生が変わる〈ポケット版〉	TQ-心の安らぎを得る究極のタイムマネジメント(SB文庫)

■同じテーマの記事

●タスクには結果を書く

タスクリスト、使ってますか？本日は、すでにタスクリストが仕事(生活?)の中に組み込まれてしまった人向けの、もう一歩進んだタスクリストの使い方。スケジュールは2段で書くスケジュール帳は2段に分ける第一章の「目標を設定し、優先順位をつける」では、もっとも重要な中期目標や短期目標につながる行動リストを作る手順を紹介した。だが、そうした目標に毎日確実に近づいていくにはどうすればい..

●改善の時間

ちょっと今週の計画と今日までの実績を振り返ってみてください。名前はいろいろかも知れませんが、仕事の改善をする時間はあったでしょうか？いろいろな時間術や仕事術に関する本を読みましたが、これについて書いてあった本は、実は1冊しか知りません(単に私が読み落としただけなのかもしれませんが)。この本です。こばやしただあき仕事のムダを削る技術「改善」のための時間もスケジュールに組み込んでおく仕組みの改善に終わ..

●思い出アルバム

毎年、毎月繰り返される仕事ってありますよね。たとえば、毎年年度末に業務の最終まとめをするとか、来年度の予算を立てるとか。固定資産の新規取得申請をするとか。私的な例で申し訳ないですが、毎年年末に確定申告書と所得税控除申告、医療費控除申告などいろいろな税務関係の書類を作ります。以前は「これどうやって書くんだったけか？」と考えながら、記入例とにらめっこをして書いてました。申告書はインターネットで登録するのですが、そのたびに操作方法や申告ツールの起動方法を忘れていて、「あれ？..

●PC画面の色温度を自動調整する「f.lux」

仕事の種類にもよりけりですが、1日中PCを観ていると結構目が疲れます。このため、私は目薬が欠かせないのですが、やっぱり、定期的に休憩するのが良いみたいですね。1時間に1回くらいは休憩して遠いところを見ると良いそうなので、気分転換がてらちょっと外に行って深呼吸するとかタバコを吸う(こっちが本命)とかしたほうが良いかも。PCモニタの色温度「色温度」っていう単語自体があまりPCや画像処理に縁のない人からすると、意味不明語なのかもしれませんが、まあ、PCの明るさ..

●タブレットで生産性は上がるのか？

私は、モノ好きもあって、いろんなデバイスを持ってます。・Android タブレット・Widows タブレット・ノートPC(Windows)・スマホ(Android)・スマホ(iPhone)・ガラケーこのブログは仕事術に関するものなので、ちょっと振り返ってこういうデバイスで生産性がどう変わったのかについて、ちょっと考えてみました。電話とメールはスマホ(iPhone)で見るまず、昔と変わったのがメールをスマホで見られるようになたこと。会社から i..

●スケジューリング７つのコツ

本日は、さらっとスケジューリングの７つのコツについてコツ1.スケジュールは手段と心得るスケジュールに予定を書くこと自体が、目的、となっていないか？あくまで仕事を円滑に進めるための"手段"なのだから、時間と場所を記入するだけではなく、必要な資料作成の時間や移動時間も予定に落とし込むのが上級者。コツ2.調査→準備→実行の3ステップでどんな目標でもその過程を調査、準備、実行の3つに分類し、具体的に計画することで達成が可能になる。特に長期プ口ジェクト..