サラリーマンの仕事術

■仕事は多次元

あなたは仕事の管理をどうやってやっているでしょうか？

GTD(Getting Things Done)などの「仕事」や「やるべきこと」の管理ルールはあるものの、実際にタスクを作ってみると「管理するのはは難しい」と感じてました。

ちょっと用語が難しいので、以下、GTDの規則に従って

　　複数の活動をまとめたもの　＝　プロジェクト
　　１回の作業で終わるもの　　＝　タスク

と呼ぶことにします。

例えば、

1日で何件くらいメールが届きますか？

私のところには、最近は大体500件前後(一時期よりちょっと減りました)。

で、実際に1日のうちで、メールを見ている時間は長くても3時間といったところです。
短ければ1時間という日も。

たとえば3時間メールを見たとして、1件に使う時間は20秒くらいですね。

もちろん、長短はあります。上記は返信をする時間も含めての時間なので、ちょっと長文の返信をすれば、あっという間に時間が立ってしまいます。
そうなれば、実はほとんど読んでないメールも数多くあります。

社内では私はメールにきちんと返信するほうだと思ってますが、ひどい人になると、会議案内をスケジューラに登録した上に確認のメールを送っても返事もせず、時間になってもこないので電話をすると、「あ、それ出れません」などと平気でのたまう人も。こういう人を上司に持つとすごく不幸でしょうね。

時間をうまく使うためには、「次の行動」を考える事ができるかどうかにかかっています。

よくビジネス書で、「難易度の高い仕事にまず取り組め」的な事が書いてありますが、私の経験からすると

　難易度の高い仕事に取り組むのは無駄
　
です。

難易度が高いということは、それだけゴールに行き着くまでに大変なわけで、簡単には成果に結びつきません。
成果や結果がすぐに出ないと、飽きてしまったり、挫けてしまったりします。少なくとも私はそうみたいです。

「返信が遅れまして申し訳ありません。………」

なんて書きだしてメールを書いたことがありますよね。
私も多いです。
先週だけで７件。

あれ？　意外と少ない…

もうすぐ10月ですね。
仕事の年度区切りで言うと、1年の半分です。

上期・下期で分かれている人は、上期の実績面談が迫っているというばあいも多いと思います。
ちなみにウチの会社でも、上期実績面談の季節がやって来ました。

計画通り進んでいる人やら、目の前の問題ばかりに気を取られていてまったく進んでない人やら、いろいろ。

長期課題というのは、つい後に回されがちですが(結果が出るのが遅いので)、これが社員の評価の基本です。
本日は、長期課題を忘れないようにするヒント。

朝、メールソフトを立ち上げると受信箱に山のようなメール。

　「どれから読もうかな～。なんか面倒くさいなぁ……」

以前も今も1日に受信するメールの量はおおよそ1000～1500件。この内自分が抱えているプロジェクトに関係するものが200～500件。
さすがにこれだけのメールが来ると、私宛のメールも見落としますよ…。

で、どうしても必要なのがメールの振り分け機能ですが、振り分け機能が有効なのは、機械的に判断できる条件だけで、内容を読まないとわからないようなもの、どっちとも取れるようなものは振り分けられません。その上、過去に読んだメールも見処理のまま残ってしまうと、受信箱には何百通ものメールが…。

タスクの管理で、週次レビューをしている方も多いのではないでしょうか。
多くの書籍でも「週次レビュー」を勧める本は多いのですが、不思議な事に次にやることに重きをおいてないような気がします。

リーダになるためには、リーダになることです

なんだか禅問答みたいなのですが、リーダーシップを身につけるためには、本を読んでも出来ません。理屈屋になるだけです。

私のオススメは、リーダーになること。

とにかくどんな仕事でもいいので、何かグループでやるような仕事があったら、

　まず、手を挙げる

ことです。

オハイオ(OHIO)の原則ってご存知でしょうか？

なにかにチャレンジをすれば、その目標自体を達成できたとしても、そこにはいろいろな反省点も出てくると思います。

個人的にやったことなら別なのですが、チームでチャレンジすると、問題が発生した時に、「なぜ、こういうことになったんだ？」という質問をつい、したくなります。

指値・逆指値ってご存知でしょうか？

株式や為替への投資をする時に、現在している売買契約を解消する時に、

　　指値　　　どこまで儲かったら決済する
　　逆指値　　どこまで損が膨らんだら決済する

というのをあらかじめ決めておいて、自動的に決済をするための仕組みです。
※いい加減な説明ですみません。「だいたい、こんな感じ」です。

「え～っと、この人なんて人だったっけ…」
「あれ、名前が出てこない…」

なんていうことありませんか。

私はしょっちゅうです。

朝、メールソフトを立ち上げると受信箱に山のようなメール。

　「どれから読もうかな～。なんか面倒くさいなぁ……」

以前も今も1日に受信するメールの量はおおよそ1000～1500件。この内自分が抱えているプロジェクトに関係するものが200～500件。
さすがにこれだけのメールが来ると、私宛のメールも見落としますよ…。

で、どうしても必要なのがメールの振り分け機能ですが、振り分け機能が有効なのは、機械的に判断できる条件だけで、内容を読まないとわからないようなもの、どっちとも取れるようなものは振り分けられません。その上、過去に読んだメールも見処理のまま残ってしまうと、受信箱には何百通ものメールが…。

何かのプロジェクトを始めたのだけど、なかなかうまく行かない。思うように進まない。
といって、今更辞めることになれば、今までやってきてことが無駄になるので辞めるわけにもいけない。

予定はズルズル遅れていて、計画見直しが続き、メンバーからは「結局、これって何がしたいんだっけ？」と聞かれる始末。

いろいろな問題を解決するために、手を打ってはいるが、逆に対策することが目的になってしまっていて、本来欲しかった成果に向かって進んでいないような気がする。いくらやっても、ゴールとの距離は開きも狭まりもしない。

何かのタスクをスケジューラやタスクリストに登録するときに

　タスク名称

だけ書いてませんか。

実はこれ以外と効率が悪いです。