■タスクリストに資料を集める
タスクを作成する時には、そのタスクについてある程度がんが得ているので
・あの資料と
・このデータを
・こう加工して
・こんなイメージに仕上げよう
と思っていたりします。
また、タスクの依頼がメールであれば、そのメールにタスクが必要になった背景などが書かれていますし、必要な情報がどこにあるのかが書かれてます。
たとえば、
資料×××にあなたのコメントを追加しておいて下さい
ファイルは\\aaaaaa\bbbb\cc.xlsです。
みたいに書いてありますよね。
ところがタスクリストに
××にコメントを追加する
みたいなタスクを書いておくと、
さて、変更する資料はどこにあったっけ
と探しまわるハメになります。
■D&Dでタスクを作る
タスクを新たに作る場合には、必要になるかもしれない資料を添付したり、完成形イメージを書いておくことがオススメ。
ただ、ノート(手帳)だといちいち書き写すのも面倒なので、メールやファイルを添付できるタスク管理ツールを使うことをおすすめしします。
私が使っているのはアウトルックですので、メールから何かのタスクが発生した場合、
そのメールをタスクフォルダにドロップする
だけでタスクが新たに作れます。
アウトルックにはメール自体をタスク化する「フラグ」という機能があるのですが、これはあまり使いません。
追加資料や編集がメールではできないからです。
■資料に気がついた時にタスクに追加する
そのタスクにとりかかるまでに、極力資料をそのタスクに放り込んでおきます。
一番いいのはそのタスクが発生した時に、関係資料をそのタスクに貼り付けておくことですが、それ以外のタスクをしている時にでも気がついたら、一旦今のタスクを中断して、該当のタスクに資料をぺたぺた貼っていきます。気がついた時なので、たぶん必要な資料は目の前にあるでしょうし、思いついたことを書くだけでも、30秒もかかりません。
ネットワークにおいてある共有資料などの場合は、ショートカットを貼り付けます。
◆ショートカットを作る方法
エクスプローラで右クリックすると「送る」というメニューが出てきます。
この「送る」メニューの中に、「デスクトップにショートカットを作成」という機能がありますので、これをクリックして、デスクトップに作られたショートカットをタスクの説明文のところに、移動すれば出来上がりです。
◆パス名を取得する方法
私の場合、フリーソフトで
ClipName
http://home.att.ne.jp/delta/hrymkt/ClipName.html
というソフトが「送る」フォルダにおいてあるので、このソフトを使います。
使い方は簡単で、「送る」メニューから、「ClipName」を選ぶと、そのパス名をクリップボードに入れくれるので、タスクの説明文のところに
××の参考
\\aaaaa\bbbb\cc.xls
のようにファイルのパスを貼り付けておきます。
このたぐいのソフトはかなりいろいろあるので、Vectorなどで探してみるのがいいですが、この程度の使い方であれば、どのソフトを使っても大差はありません。
◆日誌もタスクリストで
私の場合、日誌をテキストファイルでつけているので、
表題 日誌を付ける
本文 日付ファイル生成プログラムへのショートカット
という形でタスク登録してあります。
朝始業前の8時半になると、アラームが鳴り、勝手にタスクリストが立ち上がりますので、あとはその本文のプログラムへのショートカットをクリックしてやれば、自動的に日誌ファイルが出来るという寸法です。
■タスクが終わったら成果を貼り付けておく
最後に、作業が終わったら、その本文に結果を書き込むのを忘れないようにします。
そうしておくと、「昔たしかに作ったんだがな～」といって探しまわらなくてすみます。
タスクリストをクラウドで管理しているのであれば、どこでも過去に作った資料などが簡単に見つけられます。
これが、フォルダに分かれてハードディスクに入れておくと、手がかりはファイル名だけになってしまうのですが、タスクリストの本文に色々書いてあれば、キーワードがヒットしやすくなります。
そこに元資料や結果が一連の作業として書かれていますので、タスクリストだけを検索すれば、必要な情報(なぜそう考えたかまで)含めてすべてわかるようになってます。
■まとめ
タスクが発生した場合には、タスクリストに追加する際に、かならず必要な資料へのショートカットあるいは資料本体をタスクの本文に書きこんでおく。
また、タスクが完了したらその成果物をタスク本文に書き残しておく。
そうするとタスクをはじめる前に、必要な資料をもう一度探し回る必要がなくなるし、あとでその成果物を使って違うものを作りたい時にも、必要な情報一式が揃っていることになるので、すぐに取り掛かることが出来ます。
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