新規事業を起こす
というプロジェクトがあったとします。
これから次のようなタスクがさらに派生します。
事業アイディアを募る
事業の従業員を募る
業務分担を決める
：
でも、これってまだまだ、「タスク」と呼べる段階にありませんよね。
そうすると、更にそれを分解するわけです。
事業アイディアを募る
＋アイディア募集のWebページを作成する
＋Webページデザイナーを探す
＋デザイナーの募集をする
＋デザイナーの決定をする
＋Webページのコンテンツを決める
＋募集するアイディアの制約事項を決める
＋応募に対する謝礼を検討する
こんな風にどんどん分解して行くと、最後に
デザイナーの面接日時を決める
というタスクがようやく出てきます。
で、ふと気がつくと、かっこいいWebページを作ることに集中してしまって、当初の目的はなんだったか忘れちゃう、みたいなことがよく起こります。
仕事は１時間で済む作業から半年から１年かけてやるレベル、一生続けるような仕事までいろんなレベルがあります。GTDではこれを
滑走路のレベル
１万フィートのレベル
：
など段階に分けることを推奨していますが、じゃぁこれをどうやって管理したらいいのかはまったく説明がありません。でも最終的には「幸福な人生を送る」みたいな究極の目的に向かっているはずなんですよ。
■試行錯誤の歴史
これを何とか上位レベルの「仕事」と結びつけながら、その目標・目的を意識した活動をしたいと、色々試行錯誤しました。
◆テキストファイルで管理する
テキストファイルで、TABで段付けしながら管理してみました。
でも、段付けが深くなると、今やらなくてはいけないタスクがどれなのか、どれがプロジェクトのレベルなのか区別がつかなくなって、あえなく挫折。やっぱり、
タスクは期限とともに見えるようになっていないと都合が悪いみたいです。タスクを見たい時に、プロジェクトが見えてしまうと、余計なことに気が散って、タスクをやるより、タスクの過不足をチェックに入ってしまい、余計な時間を使う結果になる。
◆EXCELで管理する
そこで、不要なものを見せなくすることのできるEXCELを使ってみようとしましたが、これも挫折。
まず、折りたたみができるようにするためには、行ごとにブロックの指定をしなくてはならず、入力作業にかなり時間を取られる。
つぎに、列ごとにフィルタを設定してタスクだけが見えるようになったのですが、プロジェクト→プロジェクト→タスクのように横にどんどん長くなってしまって、画面に文章が見えなくなてしまう。
フィルタの列にキーワードを入れないと、フィルタから漏れてしまってやり残したタスクが出る。
などなど、問題がいっぱい出て、2ヶ月ほどで断念しました。
◆メールで管理する
いまのメールソフトは、スレッド表示ができるため、タスクが発生するたびにそのプロジェクトのメールに返信をして、スレッドとして表示させるようにしてみました。
いまはアウトルックを使っているので、ちょっとスレッド表示が変なのですが、以前はBecky!というソフトを使ってました。これのスレッド表示は非常にすっきりしていたので。
しかし、これもタスクだけを抽出して一覧するのは結構面倒でした。
その上、メールは一度出してしまうと、後から修正が効かないので、何か情報を追加しようとしても、それにリプライ(返信)することになって、タスクだか追加情報だかわからなくなってしまうという欠点がありました。
これは1年ほど続けましたが、結局漏れた仕事が多発した時があって、その時点で断念。
■2つのソフトで管理する
結局行き着いたのは、
ひとつのツールで管理するのは不可能
という結論でした。
そこで、ソフトを2つ組み合わせて使うことにしました。
◆マインドマップ＋タスク管理ツール(アウトルック)
現在はこの方法です。
マインドマップのセンターイメージに
究極の人生目標を書きます。
そこからどんどん派生させていき、「会社人生」のところに、プロジェクトを色々書き出します。さらにそのプロジェクトを分解していって、3ヶ月～1週間程度の大きさになったところで、やめます。
マインドマップソフトを使えば追加削除は簡単ですし、外部ツールへのインポート・エクスポート機能もあります。私のお気に入りは
XMINDというソフト。
プロジェクトからサブプロジェクトやタスクを作り出すときには、マインドマップで考えますが、3ヶ月～1週間の単位程度の大きさになったら、それをエクスポートして、タスク管理ツールに渡します。それ以降はタスク管理ツールのお仕事。
タスク管理ツールでは、マインドマップのかなり上位のプロジェクト名で分類(アウトルックの名称で、フリーのタスク管理ツールだと「タグ」といったりします)が作ってあり、その分類にどんどん放り込みます。
この時に、名称(表題)にひと工夫しておきます。
(上位のプロジェクトの省略形)!…(このブロジェクトの省略形)!名称
のように書くようにします。例えば上記の新事業の例なら
Web!デザイン!募集!Webデザイナーを募集する
Web!デザイン!募集!要項!募集要項を決める
Web!デザイン!募集!要項!仮!要項のアイディアを出す
Web!デザイン!募集!要項!決定!要項の承認を役員にもらう
Web!デザイン!募集!案内!募集案内を出す
Web!デザイン!募集!案内!案内先!募集案内先を決める
Web!デザイン!募集!案内!発送!募集案内を発送する
みたいに。キーワードを省略して順位ごとに「！」で区切って付けておくことにしました。
こうしておくと、関係するプロジェクトの進捗状況やタスクの過不足を調べるときに、「Web!」と検索してやると、Webページ作成に関するすべての下位のプロジェクト・タスクが検索に引っかかってくれるわけです。
名前でソートすれば、親子関係を保ったままソートできます。
ただし、省略名称を間違わないように注意しないといけません。
ただ、これは元のタスク(プロジェクト)を開いて、その下位のタスクを作るので、コピペで表題を持ってくればいいので、あまり失敗したことはありません。
それより上のレベル(ここでは「新事業を立ち上げる」)は、「分類」で管理されており、更にその上位はマインドマップで管理されていることになります。
現状の課題は、プロジェクトの細分化が進むと表題が長くなりすぎて見づらくなること。
■フリーのタスク管理ツール
フリーで使えるタスク管理ツールはいろいろあります。
このWebページなんかが参考になります。
しかしながら、仕事で使おうと思うと、そのツールに業務の情報を入れていいかどうかについて、セキュリティポリシーを決めている部門の承認が必要になり、そこに話を持って行っても簡単には通りません。
しかたがないので、上記のような工夫をしているわけです。
まぁ、そのおかげで色々工夫をして、それがこのブログネタになったりしてますけど。
■教えて
私はこんなやり方をしている、というもっと良いやり方を開発した、というかた、ぜひ教えて下さい。
ブログにご意見を伺えるようメール送信機能をつけておりますので、ぜひよろしく。
■同じテーマの記事
なにか集中する作業をしていて、一区切り付きました。大抵の人は、「あ～やれやれ。ちょっと一服」と隣の人と雑談をしたり、コーヒーを飲んだり。まあ、それが1時間作業をして5分程度、というのであればいいですが、気がついてみたら雑談に花が咲いてしまって1時間ほど休憩時間だった、などということはないでしょうか。私には "あるある" なのです。特に最近は、在宅ワークなどが増えてきたので、休憩時間の間に仕事をしている、、、とか？脳..
どこにも「頭の回転が速い人」というものはいるもので、そういう人をみるにつけ、どうして自分はこんなにアタマが悪いんだろうと思ってしまいますよね。でも、よくよく観察・分析してみると、頭の回転が速い人は生まれつき回転が早かったわけでなく、意識・無意識にしろ、そうしたトレーニングをしてきた結果なのです。頭の回転を早くするトレーニングトレーニング前回、頭の回転が速い人は、ひとつひとつの動作も早くなることを書きました。今回は、..
本日は、『まんがと図解でわかるドラッカー リーダーシップ論』から、ドラッカー流リーダー力診断をご紹介します。以下のリストにある項目に、そう思うなら「はい」、そうでないと思うなら「いいえ」で答え、「はい」の数を数えてみてください。・リーダーは、自分の得意分野に優秀な人材を集めることで組織に「強み」を作るべきである・リーダーは意思決定を下したら、あとは全て現場に任せること。役..
最近の Windows ではあまりなくなりましたが、以前の Windows では、突然ファイルが破損して、何日もかけて作ってきたファイルが一瞬にしてパア、なんてことがよくありました。また、Windows のせいだけではなく、誤操作や誤判断でファイルを消してしまう、なんてことも時々あります。人間だからミスはするさ…、フッ………などと言ってみても、内心は呆然。という時のために、バックアップを作るようにしてます。ただ、手動でバックアップをすると、手間でもあるし、つい忘れて..
毎年、毎月繰り返される仕事ってありますよね。たとえば、毎年年度末に業務の最終まとめをするとか、来年度の予算を立てるとか。固定資産の新規取得申請をするとか。私的な例で申し訳ないですが、毎年年末に確定申告書と所得税控除申告、医療費控除申告などいろいろな税務関係の書類を作ります。以前は「これどうやって書くんだったけか？」と考えながら、記入例とにらめっこをして書いてました。申告書はインターネットで登録するのですが、そのたびに操作方法や申告ツールの起動方法を忘れていて、「あれ？..
PC時計はシンプル イズ ベストちょっと周りを見回してください。あなたの周り、見回して時計が見えますか？生活でも必要なのですが、仕事となると、時計がないと何かと不都合です。私の場合、仕事時間の95%は目の前にPCがあるので、PC画面の隅につねに時計が表示されています。私の愛用はYTClockこれを使うようになったポイントは、アナログ時計でシンプルであること。以前にご紹介したArtTipsは超多機能なものを使っているのですが、時..
