■「あとでやる」は失敗のもと

メールをもらって、「これ返事しないと」と思うときがあるのですが、「でも、今はメール処理の時間なので、後でタスクとしてまとめてやろう」と思って、次を読み進めていくと、何のメールに返事をしなくちゃいけなかったかを忘れてしまうことがあります。

で、締め切りが過ぎてから、「あれ、どうなりました？」って請求が来て、大慌てでやることになることがほぼ毎週1回や2回はあります。

調子が良い時には、そのメールを見たら

　・すぐに返信ボタンを押して、コンポーズウインドウ(返信の文章を書くウインドウ)を開きっぱなしにしておく
　・メールにフラグを付けてタスクスケジューラに登録する

とかの措置をするのですが、ふと何かの拍子にそれをやるのを忘れてしまうんですね。

GTDだと、

　まずINBOXにおいておく
　1日に1回程度、INBOXの中身を「処理」して空にする
　「処理」が3分以内に終わるものであれば「実行」する

ということをしないといけないのですが、メールを処理(アクションが必要かどうかを振り分ける)している時に、それに対してアクションを起こそうとしたら、「どのようなアクションが必要か」を書き出しておかないといけないんですね。

でも、あとで実行ステップでメールをもう一度読んで、返信をするのは時間の無駄。
例え返信に1時間かかろうと、その場でやっつけてしまうのが一番効率的なようです。

■オハイオの原則

この名前は

　
　ハーバード式「超」効率仕事術

に書いてありました。

　おお、そうそう！！　これだよこれ

っていう感じ。

ちなみにオハイオとは、オハイオ州のことではなく

　Only Handle It Onece

で、「その場で処理する」(直訳すると「1度で処理する」)という意味だそうです。

ちょっと引用しますと

★――――――――――――――――――――――――――
こうした失敗を何度も繰り返した私は、改心して OHIO の原則を信本するようになった。 OHlO といっても、オハイオ州のことではない。「その場で処理する(オンンリー・ハンドル・イツト・ワンス)」という意味である。つまり、優先順位の低いことは、できるかぎり気づいたときにすぐその場で終わらせる、ということだ。やり残しが増えると、結局は時間を無駄にすることになり、不安も高まる。
――――――――――――――――――――――――――★

「優先順位の低いものはその場で処理する(ここでいう処理とは、GTDにおける「実行」に相当)」と言うのはあまり見かけない考え方かもしれません。
通常は

　業務は優先順位の高いものから処理(「実行」)しなさい

というのがセオリーですね。
でも、大して時間のかからないものは、再優先で処理(「実行」)するというのに私も同感。

この「大して」の判断基準は難しいのですが、私の場合は、「簡単そうだな」と思ったら速攻で処理(「実行」)することにしてます。

過去の記事に書きましたが、

　メールを2度処理してはいけない

ですよ。

■モニタに貼りだしておく

これ、つい「面倒くさい」が先に立ってやらない時があるので、モニタのタスクバーの近くにテプラで貼りだしてあります。

　　「オハイオの原則」

って。

結構、そのモニタを見せて部下と話をしている時に、

　「これ、なんスか？」

と質問をもらうので、結構みんな知らないのかもね。
※こんなマニアックなことを知っているほうが、ちょっとアレなのかもしれませんが。

■参考図書

◆アマゾン

ハーバード式「超」効率仕事術

◆楽天

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