■週次レビュー

週次レビューとは、「レビュー」の名の通り、「終わったことを見なおすこと」であって、過去に向かって活動しています。

もちろん、仕事ややるべきことというのは、過去に発生したものであって、将来発生するものではありませんので、それは大切だと思いますが、次に何をするかというのがもっと大切なことのような気がします。

■週次レビューのやり方

人それぞれだと思いますが、ちょっと一般化していうと

　・先週の出来事をざっと見る
　　日誌をテキストファイルに書いてあるので、先週分の日誌をGrepします
　　　・◆でGrep　→　出来事の一覧表が作成されます
　　　・★でGrep　→　次のアクション・宿題が一覧されます
　・先週期限のタスク(完了分も含む)の完了をチェックする
　・未完了だったタスクの期限(締切)の変更
　・未完了のプロジェクトの次のアクション決め
　・先週あった出来事の振り返りと課題の発見
　・トリガリストを見て忘れ物がないかチェック

という感じでしょうか(私の週次レビューの項目を整理するとこんな感じです)。

「あれ？」と思った方は、週次レビューを随分使い込んで見える方ですかね。
そう、「来週やるべきことのチェック」がありません。

　　－－－注記－－－
　　最初の◆や★でGrepですが、エディタのGrep機能で"◆"、"★"を検索するだけです。
　　私は出来事の表題を◆で書き始めてます。以下の記事を参考にしてください。
　　　　5項日誌(1)
　　　　5項日誌(2)
　　－－－－－－－－

■週次プレビュー

私は「来週(次に)やること」をレビューとは呼ばず、別の時間にとってます。

週次レビューで、抽出したNextAction(次に行うべき行動)を抽出しますが、それは単なる項目だけ。週次レビューが終わったら、一旦頭を休めます。

そして改めて、来週の活動計画の作成をします。

　　週次プレビュー

です。週次レビューは過去にあったことに重きがありますが、「週次プレビュー」はこれからすることに集中します。

最初はGTDのオススメの通り、これも週次レビューに入っていたのですが、これをごちゃごちゃにすると、意識が過去に行ったり未来に行ったりして、非常に時間がかかってしまうことに気が付きました。

そこで、「過去の事を振り返る時」「未来のことを想像する時」を分割したら短時間に集中して考えられるようにになりました。

手順ですが

　　１．カレンダー(スケジューラ)を開く
　　２．来週やるべき事リストを開く
　　　2A.来週の予定(会議など)の資料・準備は万全か
　　　2B.タスクリストに期限をつける
　　　2C.期限順にタスクを並べ直す
　　３．見積り時間30分以上のタスク時間を確保
　　４．半端なタスク(見積り時間30分以内)は開始日のみ設定する
　　　　これは空き時間にやっつける

スケジューラの７割が埋まったところで作業中止。

残ったタスクをざっと見て、

　・今週または来週前半締め切りのものがないかチェック
　・長期目標の活動が少なくとも１項目入っているかチェック

もし追加の必要があれば、すでに登録した来週のタスクリストのうち、優先度の低いものと交換して、来週の予定の出来上がりです。

■時間をかけない

週次レビューにしても週次プレビューにしても、毎週繰り返すことなので、時間をかけるとくじけてしまいます。だから極力短時間に済ませるように工夫をしたほうがいいです。

「毎週１時間ちゃんとやること」となるとどうしてもハードルが高いですが、土日に１５分だけであれば、なんとなくできそうな気がしますよね。

だからなるべくレビューの時間も分割して、時間がかかるようなら、もっと細かいタスクにすることが長く続けるコツです。

■同じテーマの記事

●金曜日は飲みに行かない

新年会もひと通り終わりになって、夜のお誘いも多少、少なくなりました。以前の記事に書いたように、金曜日と週末は1週間、1ヶ月、3ヶ月と言った一定のスパンの振り返りをするように週次、月次などのレビュー/プレビューをしてます。週末は前の週を振り返り、翌週の段取りをする日ですので、1週間の効率は休日中に決まるといっても過言ではありません。例えば、30分位上の作業はスケジュー表に記入することを、これまた以前の記事でおすすめしましたが、そのスケジュールを調整するのは、この振り返り..

●次の一手を考える

新年度になってもうすぐ二ヶ月ですね。六分の1が過ぎたことになります。会社でのことにしろ、会社外のことにしろ、今年の目標の進捗具合はいかがでしょうか？ちょうどキリがいいので、そろそろ進捗状況を整理してみてはいかがでしょうか？私は毎月第一土曜日は、今年やりたかったことの進捗状況をチェックして、次の一ヶ月のアクションを決める日にしてます。家にいるとつい、他のいらないことを考えてしまうので、朝から図書館の自習室に行ったり、出勤する人が少ない時には、会社に行ったりしてます。今週..

●蟹は甲羅に似せて穴を掘る

人間は見たいものだけを見ている映画、会議、イべント、なんでもいいのですが、同じ時問を共有した人と話していたら、お互いの感想が全く違ってな本当に同じ体験をしたのかと思うことはないでしょうか。なぜこのようなことが起こるかというと、現実の理解は性格や記憶に強く影響を受けてる、つまり個人のフイルターを通して行われているからだそうです。「個人のフィルター」というのがカギで、網膜に写ったものは同じですが、脳の認知領域に伝達される時に、その人が価値を置かないことはカットされてしま..

●改善の時間

ちょっと今週の計画と今日までの実績を振り返ってみてください。名前はいろいろかも知れませんが、仕事の改善をする時間はあったでしょうか？いろいろな時間術や仕事術に関する本を読みましたが、これについて書いてあった本は、実は1冊しか知りません(単に私が読み落としただけなのかもしれませんが)。この本です。こばやしただあき仕事のムダを削る技術「改善」のための時間もスケジュールに組み込んでおく仕組みの改善に終わ..

●今やれ、すぐやれ、早くやれ

どうしても先延ばしをしてしまうタスクというのがあります。わかっちゃいるけどやめられない。ただ、「その他大勢」から抜けだして、成果を上げ、上司に認められるようになるためには、上司から指示があってから短時間で結果(成果ではなく)を出さないと上司は、「あいつやっているのか？」と疑問に思ってしまいます。一度そういうふうに思われてしまうと、人間には認知バイアスがかかるので、早くやったとしても、「ふ～ん」程度で意識に残らなくなってしまいます。逆に上司の期待するより遅かったことだけ..

●やりたいこと後編

昨日の続きです。やりたいことリスト昨日は、やりたいことリストを作るところまで書きました。今日はその続きについて書きます。やりたくないことリストやりたいことリストと同じ要領で、30枚程度の付箋を用意して、机の上に広げます。そして、今度はやりたくないことを書きだしていきます。最初は何も見ないで、思いつくものをどんどん書いていきます。もう思いつかなくなったら、昨日紹介したトリガリストを、ゆっくり読み上げてください。たとえば、私の例で言えば・家事・営業活..