■ちょっとだけ見栄えがいいEXCELの作り

◆表で数字を入力するところと、計算で自動的に変化するところは色を分けなさい

意外とやっていない人が多いのですが、よく使う計算シートでは、

　入力するべき所
　自動的に計算される所

がパッと見て分かるとようになっていると迷いません。

どれが計算結果で、どれがパラメータなのか、人に見せるときにも、すぐに分かるようになっていると、視点があちこちに動かずに、こちらの話に集中してもらえます。

もし、そのシートを使って、他の人に入力してもらう時も、変に上書きされなくて済みます。

色は

　・入力する所　→　黄色
　・計算される所→　薄い灰色

が一般的みたいです。

◆着目してほしい集計結果は赤で囲みなさい

赤は目立つので、着目して欲しいところを示すのに最適です。
そこで、大事な数字は、赤い枠で囲っておくと目立ちます。

◆合計、小計は太字にしなさい

合計や小計は太字にしておきます。
これは、以前ウチの会社に来ていたコンサルタントから教えてもらいました。

合計の行は他の行と独立して見えるように

　上に罫線を入れる
　計算結果は太字にする

と見やすい表になるそうです。

◆横に大きな表は1行毎に薄く色をつけなさい

よくEXCEL の表の自動フォーマットを適用すると、1行毎に薄い色が付きますよね。

やっぱりああいうのが一般的なのは、行が判別しやすいからです。

ただ、この行ごとに色を変えるのは、罫線を殆ど使わない英語圏の習慣。日本人なら罫線で、1本線、2重線、点線、太線などを適宜使ったほうが受け入れられやすいかも。

◆sheet2は削除しておきなさい

よく EXCEL でレポートを出してもらったり、何かのデータを貰うときに、見かけるのが、

　Sheet1 / Sheet2 / Sheet3

みたいにシート名がそのままになっていて、Sheet2,Sheet3は空っぽのシートのまま提出してくる人がいます。

これは、いかにも手を抜いてそうで、ちょっとだけ信頼感が下がります。

シート名は適切なシート名をつけ、何も書いてないシートは削除しておくのがいいでしょう。

Excel の設定で、新規にブックを作った時のシート数を設定できます。
私はいちいち消すのが面倒なので、新規ブックのシート数は「１」に設定してます。

これは

　ファイル→オプション→基本設定→ブックのシート数

で設定できます。

◆文字が切れないように幅を工夫する

文字が次のセルまで長くなって、次のセルに入力されているために読めない、というのをよく見かけます。

　「自分で見直してないなぁ」

と思えてしまうポイントですね。

ちゃんと見なおして、列結合・行結合をして全文を表示させるか、折り返して全文を表示するようにしましょう。

折り返す場合、セルの縦方向の長さが長くなるので、同じ行の他のセルに入っている文字が、間延びしてしまわないかを注意しましょう。

■ちょっとの工夫で、ちょっとだけ信頼度を上げる

こうした、ほんのちょっと見栄えを良くする手間を惜しむと、「投げやりな作りだな」と思えてしまいます。
特に、上司に出すときには注意しましょう。

信頼度を落とすと、細かな、本筋には関係ないところに突っ込まれかねません。

■同じテーマの記事

●ダラダラ癖から抜け出すための10の法則：時間を記録し分析しなさい

時間管理で失敗する原因というのはいくつかあります。原因がわかれば対策のしようもあるのですが、自分が原因でない割り込み仕事や浪費はなかなか改善できません。割り込み自体を減らすことは難しいのですが、その割り込みを受け付けるかどうかは自分の行為として判断可能です。代表例として電話があります。電話はこちらの都合にかかわらず、いきなり「最優先で対応してくれ！」と言っているのと同じ。放置するわけにも行かないので出ると、ちょっとした要件プラス..

●問題認識の手法4―現状分析2

現状分析の手順現状分析の手順は以前の記事で書きました。それを少し引用します。問題解決の7ステップ問題解決他のための7ステップはまず大きく2つのステップに分けられます。問題認識ステージ課題対策ステージの２つ。さらに問題認識には2つのステップがあって問題設定ステップ問題把握ステップにわかれます。また、課題対策は5つのステップにわかれます。課題設定ステップ課題解決ステップ総合評..

●オートシェイプのコツ：文字はテキストボックスを使う

PowerPoint で図を書いて、文字を入れるときに、その図自身に文字を書くと、図を移動させるときにきちんと文字もくっついてきて楽ちんです。しかしながら、図が四角形でない場合、とくに丸にテキストを書くと、文字が中央部分にしか入らないため、文字を小さくしないといけなくなります。以下の２つの図を見比べてみて貰えればわかりますが、同じ大きさの文字が、オートシェイプにはいっているのに、２行で書けている場合と、３行になってしまっている場合があります。文字を書くな..

●布団を干すより枕を干す

最近読んだ本で、「へ～。知らなかった！」ネタをひとつ。あまり、仕事の効率かとは関係ありませんし、いつでもどこでもぐっすり寝られる人には価値のない話ですが。私みたいに「寝付きが悪くて寝起きがいい」タイプにはちょっと興味のある話。『ぐっすり。 : 明日のパフォーマンスを全開にする快眠処方箋 60 』に書いてあった内容です。寝具を干すなら、まず枕からお日さまに干した布..

●スタートメニューで起動するアプリを自動化する

個人的な好みから言えば、インストーラがなくて、ただフォルダにコピーするだけのアプリが好みなのです。しかし、最近の殆どのアプリはインストーラがついていて、環境を勝手に判断してインストールがされるようです。自分で作った AutoHotKey や UWSC などの自動化ツールのスクリプトでそのアプリを起動させようとすると、そのアプリの実行ファイルのありかを調べて、パスを書かないとちゃんと起動させられません。ところが、ときどき環境やバージョンによってインストール先が変わったり..

●問題認識の手法5―問題を発見する

もう金曜日ですね。ようやく今週の本題にたどり着きました。問題発見の問題以前の記事問題解決のための7ステップでも書きましたように、問題を正確に捉え、その根本原因にたどり着ければ後は技術的問題も多いのですが、多くの場合、この問題認識で失敗します。その理由として考えられるのが、・あるべき姿が的確に描けない。・現状の認識力と分析力が低く、正確に把握できていない。・ギャップの構造を解明することができないため、問題の本質に迫れない。・実行可能な解決策..