というポイントが押さえられています。

一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。

最初に登場人物をご紹介しておきます。

　報告書：　報告書・メール・プレゼン資料などの文書
　　　　　　場合により、口頭での報告なども含む
　報告者：　報告書などの文書を書く人(多くは部下)
　書き手：　報告者と同じ。文書を作ることを意識して使い分ける事があります。
　設問者：　報告者に文章を書くように指示した人
　　　　　　(多くは上司・メールの発信者)
　設問　：　設問者が報告者に発した内容そのもの
　読み手：　報告書を読む人。設問者も含まれるが、報告書は多数の人が読む場合もある。

前回の記事で、報告書は最初に「問い」がある、と書きました。

本日は、その「問い」を「テーマ」として報告書にどのように展開していくのかについて、整理してみたいと思います。

■テーマ

時々、報告時に見かけるのが、テーマ選択自体が間違っている報告です。

前回の第1の要素「問い」に使った例題からもう一度考えてみることにします。

★――――――――――――――――――――――――――
　部長：製品Xの市場シェア向上策について報告してくれ
――――――――――――――――――――――――――★

ここでの「問い」が前回のように

★――――――――――――――――――――――――――
　・製品Xの現在の市場シェアはどのような状況か？
　・製品Xの現在の市場シェア低下の原因はなにか？
　・製品Xの現在の市場シェア低下を食い止め、向上させるための施策はなにか？
　・自分の部門でどのようなことがやれるのか？
　・それは誰が、いつ、何をするべきなのか？
――――――――――――――――――――――――――★

だったとした時に、テーマは単純に「製品Xの市場シェア向上策」ではありません。

以前の記事でも書きましたが、「アクションを体言止めしてはいけない」んですよ。
「体言(名詞)止め」というのは便利なのですが、その意図するところがぼんやりしてしまいます。

同じことが「テーマ」についても言えます。

報告書やメール、果ては口頭での報告でも、「向上策」と言ってしまうと「策をどうするのか」という動詞の部分、すなわちアクションがごまかされてしまいます。
※すごく一般的な言い方をしてしまえば、なにかの「アクション」とは行動であって、行動というのは「動詞」でないと表せません。

だから、「問い」として、「向上策として誰が何をするべきなのか？」という「問い」がはっきりしたら、

　「製品Xの市場シェア向上策の次の活動を開始を促す」

とするのか、

　「製品Xの市場シェア向上策の効果推定をする」
　「シェア向上策をいつ始めるべきなのか」

のかを明確に表さないといけないというわけです。

「テーマ」とは、日本語にすれば「話の主題」。主題が明確にならなければ、首尾一貫した報告書にはなりません。

設問者が部長なら、おそらく

　その部門のリソースをいつ、どのように、どのくらい使えば、シェアの向上にどの程度貢献できるのか

が主たる設問のテーマでしょう(まあ、それぞれのシチュエーションに依存しますが)。現在のシェアがどうなのかはその前菜に過ぎません。

つまり、テーマは設問者の背景に当たる部分からくる、本来要求したかったことです。

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