■ノートに書いても検索できない
よく打ち合わせでノートを持ってきて、ノートに話の内容を書き込んでいる人がいますよね。
特に営業さんにこういう人が多いような気がします。
手書きのノートは、子供の頃から使っているでしょうから手慣れてます。
つまり、練習がいらないすぐに使えるツールです。
一方で PC はというと、ある程度の年令になってから使うようになったものですので、キーボードを打つにしても、いろんな操作をするにしても、ペン＋ノートのように自由にという訳にはいきません。図を書くのにもコツと練習がいるのですよ。
だから、手書きのノートは廃れないのでしょうけど、手書きのノートには重大な欠点があります。
検索性が悪い
ということです。
「どこかに書いた」ことがわかっていても、「そのどこか」は一旦目の中に入れて、それを解釈しないかぎりわかりません。
11月1日に書いた事がわかっていて、11月1日のページが素早く開けたとしても、全体をみて、そのときに書いたであろうあたりを探さないといけません。全部が人力検索。
打ち合わせが複数回に及んだようなときには、おそらく前後関係がぶった切られたノートのページがあちこちにあるでしょう。
それを一括して見ることもできないんですよ。
ノートには高速性も網羅性もありません。
一覧性も検索性もないということです。
■テキストファイルならあらゆる検索ツールが使える
一方で、PC のテキストファイルは、いろんな検索ツールがあります。
最近はテキストファイルを解析して、その時の気分を数値化してくれたりするツールもあるようですが、そこまでしなくても、いわゆる Grep ツールと言うものがあれば、どこでどんな文脈でその言葉を使ったのか分かりますし、そのファイルを開いて表示するのもワンタッチでできます。
これは、「1年前の××さんの○○に関する発言」を探すことを考えてみれば、どちらが優位かは明らかですね。
■ノートは絵を描くのに使う
一方で PC が不得手なものがあります。イメージを素早く表現することです。右脳の活動をアウトプットするには非常に優れています。
これは PC とマウス・キーボードでは現時点の技術ではとても対抗できません。
近いものにタブレットやデジタイザがありますが、まだまだ手書きノートには及びませんね。
■テキストはテキストファイルを作りなさい
結論として、日誌やメモを書くときには、
文章＝左脳で考えていることは PC でテキストファイルを作る
イメージ＝右脳で考えていることは、手書きのノートに書く
のが今のテクノロジーでは最適だと考えています。
■オマケ：エディタを導入する
よくメモを書くのに Windows に最初から含まれている「メモ帳」を使っている人を見かけます。
これは、私には、「
最適になるような工夫をしてません」と宣言しているように見えます。
ひたすらテキストを入力していくだけなら、「メモ帳」と他のツールは大差ありません。
一方で、テキストエディタのようなツールは、非常に優れた編集機能やジャンプ機能のように、ユーザを効率的な編集をサポートする機能が搭載されていて、特定の条件の行にジャンプするとか、ある文字列を置換するなどの編集機能が充実しています。
通常、ひたすらテキストを入力するだけなんてことはなくて、カーソルをあっちこっちに動かしたり、同じような文字を繰り返し入力したり、矩形に切り取り・貼付けをするなどの編集操作をします。
テキストを入力していくという作業は、標準の「メモ帳」では効率的にできないんです。
それを効率を上げるために、新しいソフトの使い方を覚えようと努力していないのか、そもそも不効率だと気がついていないのかは別として、「メモ帳」を使っている時点で、そういう方面はダメなんだなと思ってみてたりします。
ワードやエクセルなどはもっと優れていて、強調表現や文字の色や大きさも変えることができます。一方で、応答がちょっと遅いのとファイル形式が特殊なので、他のツールと組み合わせづらいという課題があります。
私はスピード重視でテキストファイルを使っていて、公式な議事録を出さないといけないときには、これをワードにコピペして整形をしてから提出するようにしています。
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