■話すことと書くこと

メールを書くのと、口頭で話をするのとはどちらが手間がかかるでしょうか？

これを考えれば、「なぜ上司は口頭報告や進捗ミーティングが好きなのか？」にも自然答えがわかります。

簡単にいえば、

　口で言ったほうが面倒が少ない

のですよ。

これは上司にかぎらず、メンバー間でもそうなのですが、人間「手間なことはしたくない」と思っているので、メールで進捗報告がされると、「まぁ細かいところだからいいや」とか「あまりオレが口を挟んでもいけないな」とか言い訳を考えますが、もっと根本的には

　手間だから嫌だ

と思うので、メールに返信をしないんですよ。

■上司への報告は紙＋口頭が基本

最近は、何かの資料を作っても、それを電子情報のままで保管したり、公開したりすることが多くなりましたが、印刷したデータというのは、細々とした指摘にはすごくいいんです。

とくに忙しい上司に資料やレポートのチェックをしてもらう時には、私はマストだと思ってます。

どうするかというと

　・1～2日後の上司の空き時間を確認する
　・メールで資料を添付して送信して、「明日報告に伺います」のコメント入れる
　・資料を紙に印刷する
　・上司の空き時間を狙って、資料を持って上司に見せる

これをするだけで上司のウケは確実に良くなります。

ただし、いきなり紙資料を持っていって、「ご意見を」と言われるのは困ります。事前に考える時間が無いですから。時間があっても考えないかもしれませんが、その時間を与えることは大切です。

私は、よほど大事なものは、さらにメールで出すと同時に印刷物を上司の机の上においておき(付箋を付けて、「明日お伺いします」とコメントしておきます)、1日後くらいに、もう一部印刷して、それをもって上司に報告しに行くようにしています。
そうすると、事前に見ていたらそこに何か書き込みがしてありますし、事前に見ていなくても机の上にあったことは覚えていますので、きちんと対応してくれます。

■相手の負荷を減らす

自分が相手の時間をもらって何かをしたいと思ったら、相手の負荷を最大限に減らすためにはどうすればいいかを工夫することです。

そういった努力を見せずに、「××してください」と依頼されてもうんざりするだけです。
そのうちに、「オレは忙しいんだ！」と切れられるのがオチです。

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