◆「今後の取り組みのお伺い」
お世話になります。
現在うちのグループでは、ある顧客から提案をする機会をいただいており、実際にどのように取り組むかは決まっていない状況ですが、ある程度早いうちに具体的なものを提案したいと考えており、様々な可能性を検討しています。
案件的には、多くの担当者が関わり複雑で、しかも高いスキルを要求されることが考えられ、かなり大規模で、難しいプロジェクトになると思われます。
本件につきまして、○○さんにご協力いただきたく、取り急ぎご連絡いたしますので、何卒よろしくお願い致します。
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実際に、こんなメールを書く方はいないと思いますが、このメールを受け取ったら、多分困りますね。
で、結局、何をどうしてほしいの？
って思っちゃいますよね。
こうやって取り上げると、「そうだよね～」と感じるのでしょうけど、普段多くのメールに触れていると、こんな感じで自分の状況を延々書いてあるメールは時々見かけます。
メールや社内文書は、基本的に報告、連絡、相談のためです。
どうやったら、わかりやすく報告、連絡、相談できるのかを毎回メールを送る時には注意するようにしないと、「で？」というメールが返ってきて、延々とやりとりが続く…、などということになりかねません。
■わかりやすく伝えるポイント
まず、「わかりやすく伝える」ための共通ポイントが2点あります。
・伝える相手を明確にする
・何を伝えるのか(いつまでに何をして欲しいのか)を明確にする
の2つです。
上記のメールでは、伝える相手が「他グループのマネージャの○○さん」。伝える内容が「技術者の一時的な派遣依頼」でしょうか。
とにかく詳細な状況を伝えようとする。自分の事ばかり書く。
いずれも読む側にとっては、わかりにくいメールになります。
■構成を考える
メール(社内文書)を書く時に注意するべき文章構成上のポイントは
・文章全体を要約した最も重要なことを本文冒頭で書く
・１つの文では１つのこと（一文一意）を40～50字以内で書く。
・できるだけ書かない努力をする
・内容がイメージできる見出しやタイトルにする
・行間をあける
です。
このポイントは、「日本語スタイルガイド」を参考にして管理人が独自(勝手に)にまとめたものです。
「日本語スタイルガイド」などを参照すると、数十項目もの観点が事細かに書かれています。業務をする中で、毎回、数十項目もの確認をしながらやっていくのは無理です。
ですので、私は主にこの5項目のみを意識してます。
長くなってしまったので、各々の部分については明日説明します。
■参考図書
「日本語スタイルガイド」日本テクニカルコミュニケーター協会
◆アマゾンで見る
日本語スタイルガイド第2版
◆楽天で見る
◆他のWebで見る
CodeZine ドキュメント作成に役立つ「日本語スタイルガイド」の紹介
http://codezine.jp/article/detail/2669
財団法人 日本テクニカルコミュニケーター協会
http://www.jtca.org/
