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自分の知る限り、時間を作り出すためには3つしか方法はありません。
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１．やめる － 今やっていることを「やらない」ようにする
２．へらす － 今やっていることの頻度を減らす
３．かえる － やり方を変えてもっと効率的にする
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いつも、私は何かを新たにやろうとするときには、この「やめる、へらす、かえる」と唱えながら、どうやって時間を創りだすかを考えます。
(中略)
でも、まず最初に考えるべきは、１．やめるということです。
なぜなら、上から順に投資対効果が高いから。
投資対効果が最も出しにくい効率化は、いろいろ工夫をして、トライ・アンド・エラーをしながら徐々にしか上がって行きません。だから、これを最初にやろうとすると、何時まで経っても新しいことが始められないわけです。
で、そのうちに、「まぁ、いまのままでいいや」って新しいことに対するヤル気が失せちゃう。
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今日のお題は、この「
やめるもの」を見つける方法。
■処理フロー
簡単に結論を書いてしまえば、私は以下のフローでタスクを処理してます。
１．これをやらなかったら何が起きるか？
２．将来、これをやったことが有利に働くか？
３．どのくらい時間が必要か？
この3つの質問をざっと考えます。
■まずはタスクにする
前処理ですが、タスクは思いついた時点でさっさとタスクリストに起票します。
私の場合はタスク管理はアウトルックでやってますので、
CTRL+K
を押して、タスクを登録しちゃいます。
この時、タスクの分類、期限などは一切書かない。
で、このあと、上記のようなステップで考えます。
■１．これをやらなかったら何が起きるか？
この質問で、「べつになにも…」だったらその時点で、このタスクは不要。案外こういった物が多いです。
先日あったのは、「去年やった××のプロジェクトの報告書を作ってくれない？」というお願いをされたことがあります。
私 ：「それって何に使うの？」
依頼者：「こういうのは情報として残しておくと共有できるんだよね」
私 ：「共有するって何をすること？」
依頼者：「サーバにおいてだれでも見れるように…」
(5秒ほど時間)
私 ：「そんな暇はありません」
「やるといいことがあるかもしれない」という仕事はいっぱいあります。しかしながら、「いいかもしれない」で考えていたら、思いついたものは全部必要になってしまって、時間なんていくらあっても足りません。
このタスク自体が単独でどの様な成果に結びつくのかを考えて、その成果を出すための方策が、このタスクをやることが最もいいことであれば、「
やると決める」ことです。
もし、ここで何かの成果があると考えたら、それをタスクのコメントに書いておきましょう。
考えるべきは、次の3ステップです。
A)このタスクで出せる成果は何か？
B)その成果を出すのに他の手段はあるのか？
C)他の手段と比べてこのタスクが最も効率的か？
これがもしYESであれば、質問3に行きます。
どれにも当たらない(つまり、このタスクは直接の成果を産まない)場合には、質問2に行きます。
■２．将来、これをやったことが有利に働くか？
このタスク自体は直接的な成果を産まないと判断した場合、
間接的な成果があるか
を考えます。
先日あったのは、「今回のプロジェクトがうまく行ったので、役員に報告してくれ」という上司からの指示です。
役員に報告すること自体は、報告しても何かが起きるわけではありません。
役員は「ふ～ん。よくやってくれたね」でおしまい。
でも、
・上司の心証を良くする
・役員に対する露出度が上がる
という間接的な効果はあると思いましたので、二つ返事で受けました。
※後日談：受けたはいいものの、プレゼン資料は3回もダメ出しを食らって、恐ろしく時間がかかりましたが…
間接的な成果とは
・上司からの評価
・部下からの信頼
・同僚からの信頼
・人脈の拡充
などです。
普段から、自分の会社における地位を保全、強化する要素を書きだしておきましょう。私は上記の他に4項目ほど自分のためになる基準というのを書き出していて、この質問2に落ちたタスクは、それらの評価基準に対して、
大きなプラス ２
プラス効果 １
どちらでもない ０
マイナス効果 －１
大きなマイナス －２
のように5段階評価をしてます。でこれを集計し、ゼロより大きくになれば「やる」と決めるようにしてます。ゼロとゼロ未満は「やらない」。
これも、タスクのメモとして書き出します。
これらの評価基準は
CliBorの定型文として登録してあるので、定型文を貼り付けて、あとは横に点数を書くだけ。
作業時間にして1分ほど。
■３．どのくらい時間が必要か？
さて、ここまできて質問1と質問2がいずれかでも「やる」となっていたら、基本的にはやるのですが、問題はどのくらい時間が必要かという点。
この見積り、実はあまりルールを持ってません。
過去の経験から、「えいやっ」って決めてます。
もし、何か良いルールをお持ちの方が見えましたら、教えてください。
見積時間を出したら、もう一度成果を評価します。今度は
効率 ＝ 成果 ÷ 投入時間
という観点で。つまり、それだけの時間をかけてもいいだけの効果があるかという判断をするわけです。他にもやりたいことはいっぱいあるので、優先順位を決めなければなりません。このとき決め手にしているのが、この
効率。
ここで「効率が悪いな」とかんがえれば、「暇な時があればやる」か「やっぱりやらない」とします。
ただ、数字で割り切れるものではないので、ここもかなり「えいやっ」です。
■タスクを実行に移す
最終的に、「
やる」／「
やらない」と決めたら、そのタスクの分類を決めます。
この分類はGTDのルールに則って管理してます。
・すぐやる(NextAction)
・すぐやるけどタスクの分解が必要(Project)
・あとでやる、どうやってやるか検討が必要(WaitFor)
・誰かに頼む(RequestFor)
・特定の日付にやる(Calender)
・特定の場所でやる(PlaceTask)
・やれたらやる(Wish)
・やらない(Deinied)
・その他(Other)
微妙に違いますが、私のカスタマイズも入ってますので…。
一度起票したタスクは削除しません。
もし「やらない」と決めた場合には、「やれたらやる」か「やらない」リストに放り込んでおきます。今までのステップで、なぜやらないのかがコメント欄に書き込まれているので、あとで「なんでだったかなぁ」ということがありません。
原則ですが、質問3でやらないと決めたものは「やれたらやる」リストに入れます。これは暇だったたやるかもしれない(過去にはほとんどありませんが)ものを集めたリストです。
なので、1～2ヶ月に1度くらいは
一応見直しをしてます。
評価が変わることもありますので。
「やる」と決めたものは、必ず期限を入れます。
■なにかいい事ある？
タスクの「やる」／「やらない」を決めるのは、過去記事にも何度か書いてますが、結構悩ましいです。ある程度論理を決めておかないと、判断がぶれたり、あとになって「なんでやっておかなかったんだろう」って後悔することになります。
ある一定のテンプレートを作っておくと、多少ブレが小さくなります。
単純に言ってしまうと
これをやるとなにかいい事ある？
これをやらないとなにか悪いことある？
というのを考えると割合捨てていい仕事が見つかります。
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