■作業の効率化

いまどき、「働き方改革」だの「業務の効率化」だのという話を結構聞きます。

まあ、話している人がイメージしている「改革」とか「効率化」とはなにかというと千差万別。結局固定費を削りたいだけとか、業績を伸ばしたいとかいろいろ。サラリーマンとしては、「作業が楽になって早く終る」みたいなところを目指したいでしょうかね。でも給料はたくさんあってじゃまになるものでもないのでたくさん欲しいな…と。

効率化のツーというとイマドキなら、RPA、つまるところ PC の操作をロボットで自動化させるみたいな技術がずいぶん発達しました。まだまだこの先、より協力な IT ツールが出てくるのでしょうけど、個人的にはこれはちょっと横道（邪道とは言いませんが）話だと思ってます。

過去記事でもいろいろなツールやアプリを紹介していますし、決してそれを否定するつもりはありません。逆に積極的に使いたいとは思っています。

一方で、そうした方向の趣味に走ってしまうと、ちょっと問題が置きます。

「30回同じ作業を繰り返さないといけないので、自動化ツールを一生懸命カスタマイズしていたら 1 日終わってしまった」では本末転倒です。
※よくやります……。バカみたい…

やっぱり、効率化や改革、生産性向上の王道はプロセスを変えることなんですね。

■プロセスを見える化する

プロセスを変えずに、今やっていることを高速化するというのは、考えなくても、ある程度の努力でなんとかなります。一方でプロセスを変えるというのは、リスクを伴うしいろいろ失敗しないとできません。リスクも結構あるものの、それによるメリットは自動化によるよりも何十倍も高いです。

プロセスを変えるためには、それを見える化しないといけません。

見えないものは変えようも触りようもないですから。

そのツールがTBシートです。
もちろん、それ以外に色々なツールがあります。ガントチャートも使えますし、WBS もそうです。

どのツールを使うかは、何に習熟しているかによるかとは思いますが、TBシートもちょっと勉強してみると、役に立つツールであることが理解できるかと思います。

★〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓
●TB シートによる作業方法の標準化
　調査マンであろうと、販促企画の企画マンであろうと、また研究開発者であろうと総務、経理といった事務間接部門であろうと、職種、職位に関わらず、優秀な人材というものは仕事のやり方、手順に独特の工夫をこらしているものです。このようなエ夫によって開発された作業方法はたいへん優れたものが多く、したがって未熟な作業者は優秀な作業者の方法を学び、真似ていくなかで自己の能力を高めていくのが適切なやり方であると言えます。
　しかし、もしここに、先輩の研究開発者は過去にどのようなテーマについて、どのような作業方法で研究を進めていったかという記録が残されていればどうでしょうか。先輩が当時の思考プロセスから作業手順に到るまでの克明な記録を残してくれているならば、これから新しく研究開発を進めようとする者にとって、こんなに心強く、また参考になるものはないと思われます。

　実は、 DIPS ではこのような記録に代わるものとして、「TB ンート」を利用することができます。第 2 章 1 節（作業品質の明示）の通り、「TB シート一とはホワイトカラーが与えられた仕事、夕スクに取り組む前に作成すべき業務計画書のことで、一つの仕事を具体的なアクノョンレべルに分解したマえでスケジュール化されたものです。

　DIPS ではこのような方法で日々開発されている新しい工夫や知恵をすべて残し、社員が自由に利用できる会社の財産とすることで、上手な作業方法の共有化と改善開発を促そうとしています。

小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
―――――――――――――――――――――★

■プロセスを標準化する

何かの仕事をやっていくときに、「標準プロセス」というものがありますか？
ようは、この仕事は、まず××をやって、つぎに○○をやって………というのが決まっているか、ということです。

ものの製造では、ネジを締める順番から、ネジを締めるときの姿勢、ドライバの置く位置や向きまで、あらゆることが標準化されています。

これは何故かと言うと、製造という作業プロセスを標準化することによって、品質のばらつき、作業時間のばらつきをなくそうとしているからです。

毎回やり方が違うと、問題が起きても改善できません。だって同じ作業をしないんだから、その作業のやり方を改善しても2度と使われません。つまり効果ゼロです。

同じことは事務作業にも言えて、見える化したプロセスを、何度やっても同じやり方でやるから、そのやり方に加えた改善が効果が出るわけです。

本書にあるように、どのような仕事であれ、同じような作業の繰り返しはあります。というか、ほとんどは以前やった作業の元ネタをちょっと変えてやっているにすぎない場合が多いです。だから、業務に慣れればだんだん早くできるようになるわけです。

それを、頭で覚えるのではなく、見える化することでより具体的にみえるようになります。
そして、それをいつも同じやり方でやるようにすることで標準化が達成できるわけです。

これが、業務改革・改善の王道だと考えます。

他人の良いやり方を学ぶためにも、業務の進め方をみえるようにする、それをマネて同じようにやれるようにすることで、会社組織としても個人としてもより効率的に作業が進むようになります。

■参考図書　『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』

コミュニケーションがよくなり、組織全体の効率が高まる画期的な手法を展開。

◆アマゾンで見る◆	◆楽天で見る◆	◆DMMで見る◆
知的生産性向上システムDIPS(ディップス) 著者　：小林忠嗣	知的生産性向上システムDIPS(ディップス) 検索　：最安値検索	DMMでは見つかりませんでした

●本書を引用した記事
　生産性を改善するヒント（「1440分の使い方」より）
　Pマトリックスで優先順位を判断する
　自分の集中できる時間は限りがある
　集中と弛緩を制御する(マックスIIの原則)
　生産的であるために3：技術編
　ダライ・ラマのカバンの中身
　DIPSとは何か8：スケジューリング5つの定理
　DIPSとは何か13：DIPSの効果が期待されるプロセスとDIPS運動
　生産的であるために2：ハック編
　DIPSとは何か9：RRASTICなアイディア出し

●このテーマの関連図書

トップと経営幹部のためのDIPS―企業経営の生産性を高める「知的作業者の…	店長必携!フードサービス攻めの計数	最強の経営を実現する「予材管理」のすべて
やり抜く力GRIT(グリット)――人生のあらゆる成功を決める「究極の能…	どんな仕事も楽しくなる3つの物語

■参考図書　『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』

ホワイトカラー革命は、この問いから始まる。コミュニケーションがよくなり、組織全体の効率が驚異的にアップする画期的手法を徹底的に解き明かす。

◆アマゾンで見る◆	◆楽天で見る◆	◆DMMで見る◆
DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ 著者　：小林忠嗣	楽天では見つかりませんでした	DMMでは見つかりませんでした

●本書を引用した記事
　Pマトリックスで優先順位を判断する
　生産的であるために3：技術編
　ダライ・ラマのカバンの中身
　DIPSとは何か8：スケジューリング5つの定理
　DIPSとは何か13：DIPSの効果が期待されるプロセスとDIPS運動
　生産的であるために2：ハック編
　DIPSとは何か9：RRASTICなアイディア出し
　DIPSとは何か10：作業の効率化と学びを促すTBシート
　DIPSとは何か12：根回しのタイプとターゲット明示の原則
　DIPSとは何か11：TSシートの思慮の砲台金次第

●このテーマの関連図書

トップと経営幹部のためのDIPS―企業経営の生産性を高める「知的作業者の…	DIPS(デイップス)運動	DIPS実録レポート曖昧排除・凡事徹底
やり抜く力GRIT(グリット)――人生のあらゆる成功を決める「究極の能…	全社員生産性10倍計画1人500円かければ、会社は儲かる!	生産性―――マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの

■関連する記事

●Pマトリックスで優先順位を判断する

「仕事やタスクは重要性と緊急性で考えなさい」というのはよく言われる方法。ただ、これらはあまり明確な判断基準がありません。本日はその判断基準のひとつになりそうなものをご紹介します。重要性・緊急性を判断する「DIPS」という手法に、Pマトリクスというフォーマットがあります。これは重要度と緊急度をマップ上に決めて、自分が対処すべき問題、他の人にやってもらう問題、すぐに手を付ける問題、後回しでいい問題などを分類していくため..

●生産的であるために3：技術編

最近、生産性向上だの働き方改革だのいろいろかしましいですね。まあ、いろいろな方策があり、それを実現する手段もいろいろあり、それぞれの会社の特徴や従業員のレベルによっても取らないといけない方法は千差万別。中でも、個人の生産性向上というのは、結局会社の方針ではどうにもならず、個人の意識に依存しがちです。もちろん、会社で「やるぞ！やるぞ！！」と意識改革（言い換えると洗脳ですが）をすることも必要なのですが、個人として「向上していくんだ」というモチベーションはやっぱり個人の中に..

●ダライ・ラマのカバンの中身

私は出張するときも、毎日の出勤のときも同じカバンを使ってます。海外への出張も、下着と作業服を放り込めば準備完了です。ちょっと長い出張だと前日に「あれは持ったか」「忘れ物はないか」といろいろ心配になりますよね。そんなときは、この一節が参考になるかもしれません。ダライ・ラマのカバンの中身ダライ・ラマのかばんの中身私は、2002年のグロープ・アント・メール紙に掲載されたダライ・..

●DIPSとは何か8：スケジューリング5つの定理

私の仕事のやりかたの基本は GTD と DIPS から勉強しました。GTD は多くの情報がありますが、それに比べると DIPS はちょっと情報が少ないみたいです。DIPS の参考図書としては、『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』『DIPSとは何か知的生産性向上システムの全ノウハウ』の2冊を読めばわかると思いますが、本記事では『DIPSとは何か知的生産性向上システムの全ノウハウ』のキーポイントをご紹介します。い..

●DIPSとは何か13：DIPSの効果が期待されるプロセスとDIPS運動

私の仕事のやりかたの基本は GTD と DIPS から勉強しました。GTD は多くの情報がありますが、それに比べると DIPS はちょっと情報が少ないみたいです。DIPS の参考図書としては、『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』『DIPSとは何か知的生産性向上システムの全ノウハウ』の2冊を読めばわかると思いますが、本記事では『DIPSとは何か知的生産性向上システムの全ノウハウ』のキーポイントをご紹介します。..

●生産的であるために2：ハック編

最近、生産性向上だの働き方改革だのいろいろかしましいですね。まあ、いろいろな方策があり、それを実現する手段もいろいろあり、それぞれの会社の特徴や従業員のレベルによっても取らないといけない方法は千差万別。中でも、個人の生産性向上というのは、結局会社の方針ではどうにもならず、個人の意識に依存しがちです。もちろん、会社で「やるぞ！やるぞ！！」と意識改革（言い換えると洗脳ですが）をすることも必要なのですが、個人として「向上していくんだ」というモチベーションはやっぱり個人の中に..

■同じテーマの記事

●生産性を改善するヒント（「1440分の使い方」より）

生産性を向上させる具体的なテクニックは探し出すとキリがないほどあります。それらは、そのテクニックを開発した人には効果があるものですが、自分自身に効果があるかどうかはおかれた環境や仕事内容も違うので一概には言えません。生産性を向上させるヒント結局は、生産性の向上は他人の開発したものをヒントに自分のやり方を作らないとダメなんですね。過去にご紹介したいろいろなテクニックも、人から教えてもらったやり方を自分なりにアレンジし..