■原則は担当者ありき

当然ながら、担当者を決めなければ、そのタスクを責任をもって薦めてくれる人がいなくなって、タスクが宙に浮きます。

で、最後になってそのタスクがやられていないことに気がついて大騒ぎする、みたいなシチュエーションになるのです。

だから、多くの本に書いてあるように計画を作るときには、分解したタスクには担当者(またはそのタスクの責任者)を作らないといけません。これによってリーダーから分解されたヒエラルキーができて、細かいところにリーダーが口を挟まなくても、そこそこうまく行くようになります。

■担当者を決めないタスク

しかし、実は担当者を決めない方がいいタスクもあるのですよ。

どういうタスクかというと、

　だれでもやれる、かつ、経験値がいらないタスク

です。

この２つの条件を満たす時、私はプロジェクトの最初に担当者を決めません。

ただ、担当者を記入していないとアラートが出るので、「とりあえずリーダーの名前を入れておく」か「仮の名前を入れておく」ようにしてます。

ちょっとだけ説明すると、「経験値がいらない」というのは、過去にやったことがなくてもちょっとやり方を教えれば、殆どの人がやれるようになる、ということです。

■その場になってから担当を決める

会社はあるひとつのプロジェクトだけで動いているわけではありません。
多くのプロジェクトが絡みあいながら動いてます。

そうすると、自分がリーダーとして担当するプロジェクト以外は状況がよくわかりません。当然、担当者も先の特定の日付において、他のプロジェクトにどのくらい工数を取られているかなんて想像の外のお話。

そんな状況で「○○さんやって」と言っておきながら、いざその場になってみると「○○さんは忙しいみたいだから、××さんやって」って振り直したらどうでしょう？

もしあなたが××さんの立場なら、「何でオレ！？」「おれは暇そうなのかよ」になっちゃいません？
少なくとも私が担当の頃はそう思いました。

「毎日10時まで残業しているのに、この上オレに振るのかよ」と。

そうではなく、最初から共有のタスクとしておけば、「今は××さんがいいと思うので××さんお願いします」という言い方ができます。共有のタスクなので、誰かが当たることは決定済み。でもその場で誰が当たるのかはリーダー次第と。

もちろん、事前に根回しは必要ですけどね。
「この人が忙しそうだから、仕事をあなたに振ります」と言われるよりも、(経験的に)説得がしやすいです。

■同じテーマの記事

●上司にお願いする作業は分解してから渡す

他の部門で、あまり自分の顔が売れてない（認知度が低い）時、何かをお願いしようとすれば、上司の名前を利用することになります。ようは上司に、名前と人脈を貸してください、とお願いする形になります。「××の案内のメールを発信してください」「関係者にトリガになる連絡を出してください」など。こういうときに、文面や宛先などを上司に考えてもらうのは、部下としてはちょっと気が利かないと言われてしまうかも。下書きを作る他人の名前で..

●スケジュールで決済のためのバッファを設ける

何かの稟議をとうすためには、上司やそのまた上司、さらにそのまた上司・・・に決済してもらうことが必要です。ところが総じてこうした役職が上に行くほど決済のための時間を取ってもらえなくなります。忙しいんです。本当に忙しくて決済印を押す時間もないかどうかは、そんなに偉くないので知りませんが…(^^;;私の専門である IT 関連でも、何かのシステムを導入するとなると何千万円なんて簡単に行ってしまいます。そうすると、重役や社長の決済が必要で、その方々に説明するだけの資..

●全体最適トラップを避ける方法

「全体最適」かっこいい言葉ですよね。かつてはこんな言葉なかったのですが、これが使われ始めたのはどの辺だったのでしょうか。「全体最適」は攻撃の言葉この言葉は何かの交渉をして相手から譲歩を引き出そうとするときに使う言葉です。実は多くの人が内心はわかってます。ただし、それを公に言うと「あいつは…」とか言われてしまうので言わないだけです。たとえば上司から「課長、来月１か月間だけでいいからさ、おたくの営業第1課から、営業第2課の方に、業務応援として人を3人出..

●手帳と日誌は連動してこそ力を発揮する

「手帳」。まあビジネスマンならたいてい持ってますね。私は持ってませんが…。何かを記録するときには、「メモ帳」を使います。たまにはスマホの録音機能やスマホのメモ帳。そして、「メモ」から・時間に関する情報を抜き出してスケジューラ・知識・思考に関する情報を抜き出してノート・関連情報や外部情報として OneNote などの情報収集アプリに移動をさせています。手帳の機能はこれらの、スケジューラ、知識、情報を全部詰め込んだものなのです..

●会議におけるファシリテーターの役割とは

会議において議長となるひと（会議を主導する人）は当然必須なのですが、ここ10年くらい重要視されるようになったのが、「ファシリテーター」という立場の人。この人がいるといないのとでは、会議の進み具合がかなり違うということで、どこの会社も「ファシリテーション」などという教育プロセスを持つようになったみたいです。ファシリテーターがファシリテーションするのに必要な3つの視点をご紹介します。ファシリテーターの3つの視点本書『レ..

●引き継ぎをする

サラリーマンは、だいたい期末や期初に業務や担当が変わったり、昇進昇格によって仕事内容が変わったりします。そのときに、以前その業務をやっていた人がいるはずですよね。あらたに仕事を作ったのではない限り。そういうときに、前任者からきちんと引き継ぎをしてもらってますか？実はわたしは引き継ぎをしてもらった経験があまりありません。知らない人が困っても痛くも痒くもない一番仕事で困るのは、「その前がどういう状態だったのか」がわから..