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2025年04月28日

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必ず手帳をチェックする時間を決めておく

今日、このあと退社するまでのスケジュールって言えますか？

　××時に○○さんと打ち合わせ
　××時にチーム進捗会議
　××時に退社
　タスクは○○と○○と…

これがスラスラ出てくるようなら、このネタはあまり役に立たないかも。

私はたいていスラスラは出てきません。

ちょっと考えると出てくるときが多いですが、「え～っと」と言いながら、おもむろにパソコンを開こうとします。

■手帳をチェックする時間

『手帳300%活用術』という本にこんなことが書いてありました。

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●見れば見るほど手帳力がアップ！
手帳のパワーはこまめにチェックするほど発揮される。 1 日に何回も手帳を見るという人も多いだろう。あまり手帳を見ないとう人は、まずは基本となる 7 つの「チェック・タイム」をしっかりと意識しておこう。

起床時：1 日の予定を確認してイメージをつかみ、それに合わせて服装や持ち物を決める。

出勤時：その日の予定とやるべきことを手帳を見ながらシミュレーションする。通勤電車ではふせんを活用すると便利。

始業時：やるべきことが優先順位どおりに進められるか確認。重要な作業は、集中力のある午前中に

昼食時：気分転換の時間退社後のプライべートの予定を確認するのもおすすめ。

午後の始業時：午前中の成果を確認し、やり残しがないかチェックする。あわせて午後の予定の組み直しを行う。

定時の終業時：その日の仕事を総括その日の反省点を簡単にメモしよう。

退社前：最終チェックをし、明日以降のスケジューリングを行う。

就寝前：長期的な視点で今日１日を反省し、明日の予定を確認。今後の夢について考える。

以上が、1 日の中で「手帳を見る節目」としたい時間だ。何回も見ることで、スケジューリングも上達するし、メモの量も増えるだろう。

何よりも手帳を何度も見ることで、書かれた夢や目標への気持ちが一局まり、より実現に近づけるはずだ。

日本能率協会マネジメントセンター(著) 『手帳300%活用術』
―――――――――――――――――――――★

本書で言う「手帳」には、スケジュールとタスク、課題がごっちゃに入っているようなので、目的にいろいろ入り込んできていますが、私も基本的にはこのやり方に沿ってやっています。

ただし、起床時と就寝前は除いて…。
朝は目が覚めたらとっとと朝食が食べたいですし、寝る前にはもう寝ることしか考えてませんから…。
また、私は基本的には内勤なので、持ち物や服装が予定によって変わることも殆どありません(出張などは除く)。

ですので、起床～始業時の作業は通勤電車の中でやります。
スマホで会社のスケジューラやタスクマネージャーに繋げられるので、会社のサーバに接続して、通勤電車の中でチェックしてしまえば、出勤してパソコンの電源を入れれば、即時作業を始める状況になってます。

夜のうちに来たメールなども通勤電車の中で処理してしまいます。
返信がいるものアクションが必要なものは、フラグを立てて保管しておくだけですが。

スケジューラやタスクは、「次はなにをするんだっけ？」で見直すより、事前にチェック＆シミュレーションしておくことで、スムーズに進むことがおおいですし、事前準備しておくことに気がつくことも少なくありません。

■課題ノートは見直すタイミングを作っておかないと放置される

問題は、課題を書いたノートのほうです。

こちらは思い出す機会があっても、そのときに見直す作業ができる状況かどうかは微妙です。

目の前にやるべき作業があったら後回しにされます。

後回しし始めると、課題の緊急度が上がってからしか対応しなくなるので、たいていは困ったことになってまして、もっとはやく対応していればとホゾを噛むこともしばしば。

本書や、GTDの本『ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則』のように、確実にレビューする時間が必要です。

私の一番のオススメが終業前です。

「やれやれ、今日の仕事は片付いたぞ」と思ったタイミングで、「今日のタスクのレビュー」「明日のプレビュー」とともに、「考えるべきこと」をチェックして、それぞれの考えるべきことのノートのページに何か一言でも書き加える、ということを日課にすると、結構長期的な課題も前に進みます。

本書『手帳300%活用術』のように、時間を決めておくことが、まず第１歩ですが、それを「見るだけ」にせずに、「見て何かする」アクションを必ず入れておくと、少しづつだけど進んでいる、という「やったぞ感」があります。

■参考図書　『手帳300%活用術』

立ち読み可

ベストセラー『手帳200%活用ブック』では7人の「手帳達人」の実践例を中心に、時間管理をはじめとするさまざまな手帳の使い方を紹介いたしました。
あれから5年。著名な方々の使い方にとどまらず、手帳メーカーとして60年にわたって蓄積してきた、楽しく役に立つ手帳術をコンパクトな判型(文庫ワイド版)に詰め込みました。
コラムでは著名人11名の手帳活用法を紹介。その他にも「手帳診断チャート」や「手帳歴史年表」なども掲載しています。
手帳を使うすべての人に役に立つ唯一のバイブルです。

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手帳300%活用術著者　：日本能率協会マネジメントセンター	楽天では見つかりませんでした	手帳300%活用術検索　：商品検索する

●本書を引用した記事
　大量に書くメモを一元管理する方法
　予定外の仕事を予定するツール
　「PCが遅い」にはタスクマネージャーが効く
　期限はローリングで解釈する
　嫌なことは、「もし気分がよかったら」で切り替える
　メモを復習する
　好きな曲を聞いて集中力を強化する
　素早くメモが取れる「パームレストふせん」
　期限はローリングで解釈する
　議事録は読み返すから意味がある

●このテーマの関連図書

人生は手帳で変わる―第4世代手帳フランクリン・プランナーを使いこなす	情報は1冊のノートにまとめなさい100円でつくる万能「情報整理ノート」…	手帳活用パーフェクトBOOK
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