最近週イチ恒例になりました、私が感動したビジネス書の紹介。
本日は
できる人の要約力
本間正人
です。
仕事が出来る人というのは、私の知る限り、要約することが得意です。
相手の言ったことのエッセンスを読み取り、それにたいして正確な対応ができます。
要約の技術はビジネスマンにとって絶対に必要なスキルだと思います。
要約するということは、学校でも習いますが、学校では
どうやったらうまく要約できるか
という点についてはあまり教えてくれませんでした(自分の経験なので今は違うのかもしれませんが)。学校では、要約をさせて、それが「いい」か「わるい」かを判断しているだけ。
何回もやっていればうまくなる
という、まったく前時代的なやり方しかやられてないように感じます。
要約力は技術力です。それには一定のやり方があります。
本書はそのやり方を事例を交えながらきちんと教えてくれる一冊です。
これは、事例を自分で実際にやってみて、その際にどのような点に気をつけるべきかを学びながら、繰り返し読み返したい本です。
■目次
第1章 基本ケースで要約のテクニックを理解する
全体像から説明するテクニック
華麗?なる一族
全体像を要約し分けるテクニック
魅力的な部屋はどちら? ほか)
第2章 基本の流れと原則を押さえておこう
全体をつかむ
文章の構造がどうなっているかを考える
第3章 応用ケースでさらに要約力アップ
抽象度を上げるテクニック
プリンタが壊れたんだよ!
事実と主観を切り分けるテクニック
ラーニング商事議事録
第4章 要約力を伸ばすための実践ヒント
要約力をつけるメリットは?
要約が苦手な人の6つのパターン
■要約
要約の進め方は
ステージ1 全体をつかむ
原則1 全体像を把握する
原則2 全体から細部へ
ステージ2 文章の構造がどうなっているかを考える
原則3 段落分けをする
原則4 段落ごとに見出しをつける
原則5 主語と述語を見つけ出す
原則6 結論以外の部分を構造化する
原則7 事実と主観を分けて考える
ステージ3 目的を確かめて重要な部分を選別する
原則8 要約の基準・目的を明確にする
原則9 重要な部分を選別し、優先順位をつける
原則10 キーワードを見つける
ステージ4 残す部分を考えながら抽象度を上げる
原則11 情報をまとめて抽象化する
原則12 残すべき共体的な部分も考え
ステージ5 まぎれ・誤解のない形に仕上げる
原則13 まず結論から伝える
原則14 全体像から説明する
原則15 キーワードを組み立てる
原則16 読み手に役立つようにカスタマイズする
である。
これらができるようになることによって、
・仕事の効率が上がる
・顧客対応能力が上がる
・コミュニケーション能力が上がる
などのメリットがある。
要約力を上げるためのトレーニングは
・日記をつける
・ノートを取る
・ラブレターを書く
・要約文を書いて人に見てもらう
・スピーチを考える
・報連相に活かす
・料理番組のレシピを書き取る
・写真を撮る
・議事録係を引き受ける
・宴会の注文係を引き受ける
・人の話し方を参考にする
をすると良い。
ここで、直接文章に関係ない「写真を撮る」というものが入っている。写真は撮りたい被写体を真ん中において単純に取るだけではなく、そのバックになるものとの位置関係によって、何をどのように訴えたいのかによってフレーミングを変えなければならない。このフレーミングが書く力に強く影響するのだ。
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■■キーポイント★p80－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－押さえておきたい要約の進め方 stage 1. 全体をつかむ stage 2. 文章の構造がどうなっているかを考える思 stage 3. 目的を確かめて重要な部分を選別する stage 4. 残す部分を考えながら抽象度を上げる stage 5. まぎれ・誤解のない形に仕上げる－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－★★P113－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－要約力をつけるポイント４ 残す部分を考えながら抽象度を上げる ・短い言葉で伝えるためには抽象度を上げる ・抽象度を上げる言葉を活用する ・重要な情報はそのまま省略せずに反映させることも必要－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－★★P121－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－読んだ人の参考になる文か、 5 つのボイントをチ工ックしよう チ工ック 1 何が言いたい文なのか、よくわかりますか？ チェック 2 キーワートは入一 J ていますカ？ チ工ック 3 結論がはっきりわかりますか？ チェック 4 入っている情朝は正補てすか？ チ工ック 5 読んだ人の参考になりますか？－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－★■同じテーマの記事●文章のコツ2：接続詞の7つのパターン1どうも日本語というのは、母国語で話し慣れているので、あまり意識しなくてもそれなりの文章が話せたり、書けたりします。ところがちゃんと勉強してみると、以外に知らないことが少なくありません。ちょっとだけわかりやすい文章を書くためのコツのひとつ、「接続詞」について考えてみたいと思います。当然ながら、文章というのは複数の文で成り立っており、少し細かく見ると、文と文がつながって出来上がっています。そこで文と文とをつなぐもの、それが「接続詞」です。この接続詞を正しく使えると、論理的..●数稽古してますか？(量質転化の法則)じゃじゃーん。本日は何事もうまくこなせるようになる究極のコツをご紹介。たった一言です。心して読むように。「たくさん稽古しなさい」はい。終わり。これじゃあ、「はぁ？」になっちゃうので、ちょっとだけウンチク話を数稽古(かずげいこ)「量質転化」という言葉がありますよね。武道にしても、芸能にしても、スポーツにしても、果ては仕事にしても、たくさんの数をこなすとそれだけ上達します。ただし、単に数をこなすだけではいけません。・正しいやり方で・間違いを修正しながら..●記憶の10の基本原則一度聞いただけなのに案外記憶に残っていることと、何度聞いても覚えられないことってあります。その違いは何でしょうか？記憶の力を高めるものマインドマップはもともと記憶の研究の中で生まれたものらしいので、記憶をするというテーマで書かれているものが結構あります。ここでご紹介しているものもそのひとつ。記憶の力を高めているのは、大きく・初頭効果、新近効果・連想・興味があること・繰り返しなのだそうです。..●有給後の大量メールを効率的にする処理する方法２前回、有給明けに大量にたまったメールを素早く処理する方法として、本当に必要なメールをどうやって抽出するかについてご紹介しました。その方法とは、・機械的に振り分けをする・表題だけで振り分ける・スレッド表示で最新のメールだけをみる・読んだら削除または完了フォルダへ移動するです（詳しくは前回の記事を参照してください）今回は、抽出したメールをどうやって素早く「処理済み」にするかについて書いてみたいと思います。簡単にまとめると、・操作はワンキーで行えるよう..●難しい文章を書くときにはノートに書く普段、文章を書く時にどうやって書いてますか？・いきなりパソコンに向かって打ち込み始める・マインドマップなどの思考ツールに書くことを整理する・書くべきことやテーマをノートに書き出すいろいろなやり方があると思います。これは、その人の文章力や、書くことに対する知識の深さなどいろいろ条件があります。臨機応変結論から言ってしまうと、状況により臨機応変、というのがよいようです。比較的簡単な文章たとえば、メールの返信など、書くテーマひとつで単純明快、言い回しに..●図解のコツ5：配置を試行錯誤する前回の記事で、カタマリを置くのにルールはない、ということを書きましたが、パターンはあります。ただ、どれを使うと一番いいのか、あるいは自分で考え出さないといけないのか、が経験値に依存しているということです。カタマリを置くパターン前回、カタマリを置くパターンとして、PPM(プロダクト・ポートフォリオ・マネージメント)分析をご紹介しました。その他のパターンですがこんなものがあります。・マトリクス系・SWOT・重要度・緊急度・バブルチャート・サイク..
