■スケジュールを2段に分ける

手帳に時間ごとに会議の計画やタスクを書き出して見える方も多いと思います。
私の場合は、会社ではアウトルックをスケジュール管理システムとして使っているので、朝出勤したら、アウトルックで今日1日の計画を印刷して持ち歩いてます。

スケジュール帳でもそうですが大体の場合は

　右側に時間が30分～1時間単位で書いてあって
　左側にその表題が書きだされている

と思います。

これを印刷するときに、2ページ組で印刷するようにしてます。
つまりA4を横に見た状態(ランドスケープと言います)で左側にスケジュール。右側は空白になります。
もしシステム手帳などのスケジュールをお使いの方は、真ん中に縦線を引いてしまうといいと思います。そうすると右側の部分が空白、左側の部分に時間と会議の表題、場所などが書き出されることになります。

■テーマを書く

右側の部分は何を書くかというと、

　・その会議のテーマ、決めたいこと

を書きます。

例えば、

　09:30
　10:00　通信機能DR　　プログラム作成担当・日程
　10:30　　〃
　11:00

みたいに、その会議で、何をしたいのか、どんなことが大事なのかを書き出しておくわけです。

■テーマのない会議はでない

もしそこに何もかけないようなら、その会議は出席する必用はありません。
実際こういう会議が少なくないのですが、

　一体この会議は何をどうしたくて開いているんだろうか？

という会議の時には、さっさと主催者に、「これ、私はでなくてもいいよね？」って電話をかけましょう。
「どうしても出てほしい」と言われたら、「具体的に私に何を期待しているの？」と聞けばいいです。

何も期待されてもいないけど、「情報共有のため」とか曖昧に言われたら、「じゃあ、あとで議事録を送ってください」でおしまいにしてしまいます。そんな会議は出るだけ時間の無駄なので。

■内職をする

それでもどうしても抜けられない会議もあります。
その時には、議長(会議の主催者)にひとこと言っておきます。

　「じゃあ、自分がなにか言う必要がある時まで内職してますので」

ということで、会議の場で、たまったメールでもチェックしておきましょう。
ただ、あまり重いタスクを会議の場に持ち込んでやろうとすると、話し声やら時々声をかけられたりして、集中できません。
なので、メール処理くらいの細切れになってもいいもので、軽いものを持ち込むようにしてます。

お試しあれ。

■同じテーマの記事

●会議のテーマ

「会議が多すぎて仕事が進まない」古今東西、サラリーマンの悩みのひとつなのかもしれません。今日は効率的に会議に出るためのヒント。スケジュールを2段に分ける手帳に時間ごとに会議の計画やタスクを書き出して見える方も多いと思います。私の場合は、会社ではアウトルックをスケジュール管理システムとして使っているので、朝出勤したら、アウトルックで今日1日の計画を印刷して持ち歩いてます。スケジュール帳でもそうですが大体の場合は右側に時間が30分～1時間単位で書いてあって..

●集中力を保つ方法：不要な通知をオフする

私は集中してなにかやれる時とやたら散漫になる時と変化が激しいほうだと思ってますが、散漫なことが多いような気がしてます。あまり人と比較したことはないですが。散漫になっているときは、本当に色々気になって、外的な刺激ですぐにそちらに注意が言ってしまいます。これがなかなか面倒な性質で、これを避けるためにいろいろな工夫をしてます。その工夫として過去にデスクトップ付箋再びデスクトップ付箋で紹介したように、気が散ってもすぐに元に戻れるような方法をとってますが、気が散..

●プロフェッショナルの情報術

本日は久しぶりにビジネス書の紹介です。プロフェッショナルの情報術なぜ、ネットだけではダメなのか？筆者は「テレビ番組リサーチャー」という職業。私はこんな仕事がある事自体を知らなかったのですが、確かにクイズ番組にしろ、ドキュメンタリーにしろ、そのテーマをどうやって見つけ、どうやってストーリとして成立させるかについて、専門の職業があっても不思議ではないくらい、多くの事実を集めていることは確か。本書にあるように、クイズ番組では、ある問題について、様々な言い回しで..

●オハイオの原則

オハイオ(OHIO)の原則ってご存知でしょうか？「あとでやる」は失敗のもとメールをもらって、「これ返事しないと」と思うときがあるのですが、「でも、今はメール処理の時間なので、後でタスクとしてまとめてやろう」と思って、次を読み進めていくと、何のメールに返事をしなくちゃいけなかったかを忘れてしまうことがあります。で、締め切りが過ぎてから、「あれ、どうなりました？」って請求が来て、大慌てでやることになることがほぼ毎週1回や2回はあります。調子が良い時には、その..

●デスクトップにファイルを保存しない

ファイルを作りかけているときに次の会議の時間になっちゃった、とそんなときに「名前をつけて保存」ってやるとデスクトップかドキュメントフォルダが最初に開いてきます。「ええい！いちいち別フォルダを開いてられるか！」ってそのままデスクトップに保存しちゃったりしません？以前はよくやってました。そのおかげで、デスクトップにはいろんなプロジェクトのファイルがごちゃごちゃにおかれて、せっかくの壁紙もアイコンだらけで見られないくらい。それが大事な時間を奪うことになるんですよね～。..