■スケジュールを2段に分ける

手帳に時間ごとに会議の計画やタスクを書き出して見える方も多いと思います。
私の場合は、会社ではアウトルックをスケジュール管理システムとして使っているので、朝出勤したら、アウトルックで今日1日の計画を印刷して持ち歩いてます。

スケジュール帳でもそうですが大体の場合は

　右側に時間が30分～1時間単位で書いてあって
　左側にその表題が書きだされている

と思います。

これを印刷するときに、2ページ組で印刷するようにしてます。
つまりA4を横に見た状態(ランドスケープと言います)で左側にスケジュール。右側は空白になります。
もしシステム手帳などのスケジュールをお使いの方は、真ん中に縦線を引いてしまうといいと思います。そうすると右側の部分が空白、左側の部分に時間と会議の表題、場所などが書き出されることになります。

■テーマを書く

右側の部分は何を書くかというと、

　・その会議のテーマ、決めたいこと

を書きます。

例えば、

　09:30
　10:00　通信機能DR　　プログラム作成担当・日程
　10:30　　〃
　11:00

みたいに、その会議で、何をしたいのか、どんなことが大事なのかを書き出しておくわけです。

■テーマのない会議はでない

もしそこに何もかけないようなら、その会議は出席する必用はありません。
実際こういう会議が少なくないのですが、

　一体この会議は何をどうしたくて開いているんだろうか？

という会議の時には、さっさと主催者に、「これ、私はでなくてもいいよね？」って電話をかけましょう。
「どうしても出てほしい」と言われたら、「具体的に私に何を期待しているの？」と聞けばいいです。

何も期待されてもいないけど、「情報共有のため」とか曖昧に言われたら、「じゃあ、あとで議事録を送ってください」でおしまいにしてしまいます。そんな会議は出るだけ時間の無駄なので。

■内職をする

それでもどうしても抜けられない会議もあります。
その時には、議長(会議の主催者)にひとこと言っておきます。

　「じゃあ、自分がなにか言う必要がある時まで内職してますので」

ということで、会議の場で、たまったメールでもチェックしておきましょう。
ただ、あまり重いタスクを会議の場に持ち込んでやろうとすると、話し声やら時々声をかけられたりして、集中できません。
なので、メール処理くらいの細切れになってもいいもので、軽いものを持ち込むようにしてます。

お試しあれ。

■同じテーマの記事

●会議のテーマ

「会議が多すぎて仕事が進まない」古今東西、サラリーマンの悩みのひとつなのかもしれません。今日は効率的に会議に出るためのヒント。スケジュールを2段に分ける手帳に時間ごとに会議の計画やタスクを書き出して見える方も多いと思います。私の場合は、会社ではアウトルックをスケジュール管理システムとして使っているので、朝出勤したら、アウトルックで今日1日の計画を印刷して持ち歩いてます。スケジュール帳でもそうですが大体の場合は右側に時間が30分～1時間単位で書いてあって..

●書評メルマガを読む

あなたは、年間にどのくらいの時間読書時間があるでしょうか？読書というのは、自分の成長に欠かせないものだというのは、多くの人が言われていることですが、じゃぁ振り返って自分がどの程度読書に時間を投資しているかのかというと、意外と心ないものかも知れません。もし、読書が苦手とか、読書をしようとは思うが、なかなかできない、という方にちょっとだけヒントを。読書は習慣私の場合、よく読書をするようになったのは、就職してからのことです。それまでは、読書と言っても、大学の研..

●問題解決の7ステップ2

昨日の記事で問題が発生してから解決するまで、大きく7つのステップがあり、大きく問題認識ステージ課題対策ステージに分けられると説明しました。本日はこの第2のステージ課題対策ステージについて説明します。ただ、ちょっと長文になってしまったので、このステージも2回に分けてお送りします。課題対策ステージ課題対策ステージは以下の5つにわかれました。課題設定ステップ課題解決ステップ総合評価ステップ解決実行ステップ結果評価ステップ本日はこの内..

●フォルダの同期・バックアップ方法4：FireFileCopyを使って履歴バックアップする

最近の Windows ではあまりなくなりましたが、以前の Windows では、突然ファイルが破損して、何日もかけて作ってきたファイルが一瞬にしてパア、なんてことがよくありました。また、Windows のせいだけではなく、誤操作や誤判断でファイルを消してしまう、なんてことも時々あります。人間だからミスはするさ…、フッ………などと言ってみても、内心は呆然。という時のために、バックアップを作るようにしてます。ただ、手動でバックアップをすると、手間でもあるし、つい忘れて..

●非常識な成功法則

今週は、夏休みに読みたいビジネス書の紹介です。本日は、これは読まずにビジネス書を語るべからずとおもっている(以前紹介した)本。非常識な成功法則神田昌典ずいぶん古い本ですみません。神田昌典氏の出世作ですね。元ネタを使いまわしているようですが、結局たくさんのビジネス書を読んでも、本当に「これは、何度も読み返したい」という本は数えるほどしかありません。それは自分の課題認識によって人それぞれなのかもしれませんが、このブログでは、沢山の本を紹介することではなく、自分..