などなど。
とにかく何でもかんでも3分の1。
■余裕が無いとい仕事の品質は上がらない
仕事をする上でも余裕は必要です。
ハードディスクを例に取ると、最近はすっかりハードディスク領域も大きくなりましたが、1Tのハードディスクに、600GB以上のファイルがあったら要注意。
アクセス速度が極端に遅くなります(正確に測ったわけではありませんが)。
データをバックアップするために、ファイルをあちこち動かすのにも空き容量が必要ですが、このあっちへコピーし、こっちへ移動してファイルを整理するのにも大体前容量の半分くらいあると余裕で作業ができます。
実際の仕事をする上でも、全く余裕が無い状態で仕事をしていれば、すぐにパンクします。
いつも時間に追われて仕事をしていると、こうした見直しのような作業は全くやらなくなるので、つまらない誤変換や、誤字・脱字、漏れなどが発生します。
出した資料も片付ける余裕もなくなりますね。
■余裕度
どのくらい余裕があればいいのかは人それぞれ経験的なものもあるのでしょうが、私の経験だと2割だと少ないです。
1日8時間として、2割は約1時間半時間です。
なにか緊急の作業をするためには、ギリギリですね。
これが3割あると、2時間半です。私の場合、殆どの作業は2時間くらいが最も大きな作業なので、この時間あればゆっくり丁寧に仕事ができます。
ぎりぎりの余裕しかないと、つい慌ててしまって、仕事の仕上がりが気に入らない。でもやり直す時間もないという状態になりますが、2時間以上あると、大体は仕上がって、もう一度見直す余裕があります。
だからといって、みんながみんなそのくらいの時間が必要かというとそうでもないみたいです。
私の知っている人ですごい人は1日に30分くらいしかマージンを取ってませんが、「ほぼピッタリに終わる」といってました。
その人は、自分のやっている仕事をすべて時間を測って、過去のデータをいつでも検索できるようにしてましたが、根性なしの私にはとても無理。全部で1年に2〜4週間くらいは測定はしてますが、それ以外はほとんど、日誌に大体の時間が書いてある程度です。
それも単位が1時間程度なので、1時間未満の仕事は、何か余程のことがない限り記録すらされてません。
まぁ、その程度のデータなので、ますますマージンを大きくとっておく必要があるのでしょうけど。
通常はどのくらい余裕があればいいのかというと、やっぱり2〜3割という人が多いです(私の知っている人の中では、です)。
みなさんはどの程度余裕を見込んでいるでしょうか？
■スケジュールを確保する
余裕を決めたら、スケジュールでその時間を確保してしまいます。
これはそこに何かの予定を入れられないため。
空き時間だと思うと、ネットワーク上で共有されたスケジュールだと、そこに会議を入れられてしまいます。
ですので、さきに
予約時間
として確保してしまえば、余程のことがない限りその時間は自分の時間に出来ます。
その日のうちに処理しきれなかったタスク、緊急案件、日誌作成をこの時間でやります。
■さらに3分の1
さらにその他にも3分の1ルールを適用しているものをご紹介しておきます。
・ノートのなにも書いてないところが3分の1を切ったら新しいノートを作る
・メモ帳が3分の1くらいまで減ったら新しいメモ帳を鞄の中に入れておく
・ご飯はお茶碗で3分の2まで、腹7分目。ただし、朝食は除く。
・PCのウインドウを最大化していないときには、画面の3分の1まで(デスクトップのショートカットアイコンが見えるようにする)
・デスクトップのショートカットも画面の3分の1を超えたら古いものから削除する
・机の引き出しは、容積が3分の1を切ったら、古い資料は捨てる
・鉛筆たてはガラガラにしておく(3分の1というわけではありませんが)
いや、何かの宗教じゃあないですが、何か目安がないときめられないもので…。
※余談※
ちなみに今年の健康診断(人間ドッグ)に先週行って来ました。
医者から、「なにかダイエットしてます？」ときかれたので、「いや、特に…」と答えたら、「体重が年々減ってきています。特に何かの問題は見つかりませんが…」と言われて、「あ、そういえば、ご飯3分の1をやり始めて3年くらいになります」と答えたら、「なるほど〜」と感心されてしまいました。
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